ビジネスメールで注意すべき再送マナー

2016年12月9日2020年3月31日ビジネスメール, 再送

ビジネスメールの再送はなるべく避けよう

相手からメールの返信がないとき、「もしや自分のメールが届いていないのでは？読まれていないのでは？」と心配するあまり、メールを再送して返信を促したくなりますが、ここはひとまずぐっと我慢しましょう。ビジネスメールの基本は「相手の立場にたって考える」です。

再送と書かれたメールを貰った相手側の立場を考える

たとえば、「再送」とタイトルのついたビジネスメールを受け取ったら、相手はどんな気分になるでしょう。メールの返信をうっかり忘れていたのなら罪悪感を覚えるでしょうし、忙しくてメールの返信を後回しにしていたのなら催促された気になって気分を害するでしょう。

どちらにしろ、良い気はしませんね。メールを再送したら、返信を受け取ることはできるでしょう。しかし、相手との信頼関係にはよくない影響を与えます。このために、今後のビジネスがうまくいかないという可能性もあります。なので、相手からの返信をやきもきしながら待っているときも、「再送」メールを送るのはこらえましょう。ビジネスメールの基本となります。

再送メールを送る際はすでに相手が見ていることを前提にする

上記のように、ビジネスメールを再送して相手の返信を催促することは、今後のビジネスを考えれば控えるべきです。では、相手に嫌な思いをさせないで、メールの返信を受け取るのはどうすればよいのでしょうか。

最低限、ビジネスメールのタイトルに「再送」とつけるのはやめましょう。これは確実に、相手の気分を害します。あくまで、前回のメールを見てもらったという前提で、今度のメールは書くのが適切であり、相手の気分を害さない方法です。

前回のメールを相手が読んで対処してくれている前提の内容にするのがマナー

たとえば「前回のメールの後に進展がございましたか」や「お忙しいなか失礼いたします。前回のメールの件の進捗状況を教えていただけると助かります」というように、相手が前回のメールを読んでその対処をしてくれているという前提で、催促のメールを送りましょう。　

別件メールに付け加えてビジネスメール上のやり取りを

上記の方法とは別に、あえて別の用件でビジネスメールを書き、最後に「前回のメールの件もお願いします」と付け加えれば、再送メールを送る必要がなくなるので返信の催促にはおすすめです。あくまで本題は別件なので、再送のビジネスメールを送るよりも催促されている感じがしません。

相手は、たとえ前回のメールをうっかり失念していたとしても、別件のメールで少し触れられている程度なら、失念したことをひどく指摘された感じがしないので、罪悪感を抱かずに済みます。

別件のメールにも返信の用事を入れると相手は返信しやすい

また、別件のメールにも返信の用事を入れておくと、その返信のついでに前回のメールの件を書いてもらえるかもしれません。つまり、返信の催促をしている感じを消しつつ、相手に返信をしてもらえるのです。

ビジネスメールの再送は可能な限り避け相手の立場になった文章構成を心がけるのがマナー

以上が、ビジネスメールを仕事相手に再送するときのマナーについてです。再送メールは相手の気分を害するので、できるだけ送らないようにしましょう。どうしても、ビジネスメールの返信をしてもらいたいときには、相手の立場になった文章構成を心がたマナーあるメールを送りましょう。