発注、注文をメールで受けた後の返信文面、注意点は？

2023年6月20日ビジネスメール

取引先やお客様からメールで注文、発注の連絡を受け取ったとき。納品時のトラブルを防ぐために注文内容を確認したり、相手に発注のお礼を伝えたりする貴重な機会です。どのような文面で返信するのがベストなのでしょうか。今回は、返信時の注意点や例文をご紹介します。

発注内容に誤りがないか確認

注文メールや発注書を受け取ったら、最も大切なことは注文内容の確認です。お互いの認識がずれたまま進めてしまうと、納品時に「注文した商品と違う」「個数が足りない…」といったトラブルを招きかねません。

特に商品名や個数、金額、納期などについて、しっかり確認するようにしましょう。

納期について触れよう

注文、発注メールに返信する際は、「いつまでに納品可能か」目安をしっかり伝えましょう。依頼者が知りたいのは、「いつまでに納品されるのか」という点です。

相手が希望する日時に納品するのが難しい場合は、返信の際に納品スケジュールを調整するといいでしょう。

お礼を伝えよう

商品や金額、納期の確認も大切ですが、注文、発注に対する「お礼」も忘れないようにしましょう。

「ご注文ありがとうございます」などと一言でも挨拶が添えられていると好印象です。逆にお礼が添えられていないと、まるで注文することが当たり前のような印象をもたれてしまう可能性もあります。

今後も良好な関係を続けていくために、必ずお礼の気持ちは伝えてください。

例文は？

最後に例文をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

合わせて読みたい！