飲み会の案内状の書き方とテンプレート【状況別】

案内状, 飲み会

飲み会の案内状・招待状の書き方①:分かりやすい内容にまとめる

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会社で行われる飲み会の、案内状のテンプレート集として、まず飲み会の日時が決まっている場合の案内状のテンプレートから紹介します。

一般的な会社の飲み会は、日程が決まってから案内状をおくるパターンが多いでしょう。

飲み会の案内状・招待状テンプレート:飲み会の日時が決まっている場合

【案内状テンプレート】

各位

お疲れ様です。○○部の○○です。

この度、親睦を深めることを目的として、飲み会を開催することとなりました。ご多用のところ大変お手数ですが、下記ご確認の上出欠のご連絡をお願い致します。

日時:○月○日 ○○時~

場所:居酒屋○○(○○駅徒歩○○分)(url)

会費:男性5,000円、女性4,000円

出欠の回答締切:○月○日(○月○日まで変更可)

出欠のご連絡、および出欠の変更は○○までメールでご連絡をお願い致します。

会費は後日事前に集金させて頂きます。何卒よろしくお願い致します。

署名

飲み会の日程が決まっている場合は箇条書きにしてシンプルに

飲み会の開催日時が決まっている場合のテンプレートはこのように、案内状には日時、場所、会費、締切、等を箇条書きにして、シンプルに作成すると見やすくて良いでしょう。あまりごちゃごちゃとした挨拶等の必要もありません。

飲み会の案内状・招待状の書き方②:日時が未定の場合は返信を促す内容に

続いて日程が未定である飲み会の案内状のテンプレートを紹介いたします。日程が未定の場合は、参加者も未定ですので、返信を必ずしてもらえる内容の案内状を作成しましょう。

案内状テンプレート:飲み会の日程が未定の場合

【案内状テンプレート】

各位

お疲れ様です。○○部の○○です。

この度8月上旬に暑気払いの飲み会を開催する運びとなりました。

そこでご多用のところお手数ですが、下記確認しご回答をお願い致します。

参加可能日時:(url)こちらよりご回答をお願い致します。

場所:居酒屋○○(○○駅徒歩○分)(url)

締切:○○月○○日

会費:男性5,000円 女性4,000円

皆様からのご回答を確認次第最終的な日程を調整し、再度ご連絡させて頂きたいと思いますので、よろしくお願い致します。

署名

日程未定の飲み会の案内状は再度連絡すると明記しておくのがポイント

日程が未定という場合の飲み会の案内状テンプレートでは、また日程が決まり次第連絡するという旨を明記し、この時点で会費だけでも決めておくのが大切です。

内容をシンプルにするという点ではすべて決まっているテンプレートと同じですが、それが特に重要だと覚えておいてください。

飲み会の案内状・招待状の書き方③:日程確定したら出席者に再度案内のメールを送る

最後に、先の案内状のテンプレートの後に送るべき、飲み会日程が確定した後の案内状のテンプレートを紹介します。日程が決まった後は再度案内状を送って、最終確認をする必要があります。

案内状テンプレート:飲み会の日程が確定した場合

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【案内状テンプレート】

各位

お疲れ様です。○○部の○○です。

先日ご案内いたしました、飲み会の日程が確定致しましたので、ご連絡させて頂きます。

日時:○月○日○○時から

場所:居酒屋○○(○○駅徒歩○分)(url)

会費:男性5,000円 女性5,000円

以上のように決定いたしました。

もし都合が悪くなられた方がいらっしゃいましたら、【○月○日○○時までに】こちらのメールアドレス(○○@…)までご連絡お願い致します。それ以降では会費が発生してしまいますので、御留意ください。

よろしくお願い致します。

署名

日程が決定したあとに送る案内状には変更可能かどうかを記載する

この、日程が後で確定した際の案内状では、必ずいつまでは変更可能かということと、いつ以降で会費が発生するかを明記するようにしてください。それがないと余計なトラブルが起こる可能性があるので、要注意です。

飲み会の案内状はテンプレートを参考に簡潔にまとめる書き方を心がける

以上、会社の飲み会の案内状のテンプレートを紹介しました。ぜひ参考にしてみてください。

これらをそのまま採用していただくのもアリですし、これらのテンプレートを参考に自分なりに、良い飲み会の案内状を作成するのも大いに結構です。

案内状・招待状がシンプルかつ簡潔であれば、早く用件が伝わり、早く連絡をしようという気にもなるものですから、見やすくて簡潔な案内状にすることを心がけていってください。

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2016年11月29日ビジネス