入社間もない総務には難しい!?年末調整の業務の流れを覚えよう！

2016年12月14日2020年3月31日年末調整

年末調整の総務の業務①「控除申告書を回収」

総務にとって、年末調整の業務はとても大きな仕事です。「1年間の総まとめ」とも言えるものなので、しっかりと業務の手順を把握しておく必要があるのです。

年末調整の業務を行う際、まず必要になるのが控除申告書です。もし社長だけであれば、自身の申告書のみで問題ありませんが、社員を雇っているのであれば、社員全員から回収しなければいけません。以下では国税庁のHPを参考にして紹介していきます。

回収する申告書は主に3つです。

「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」「保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書」「住宅借入金（取得）等特別控除申告書」になります。

控除申告書を回収する際のポイント

「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の場合、見逃しがちなのが「控除対象の配偶者及び扶養親族」「障がい者・勤労学生等の項目」になります。

この項目が書かれていない、または詳しく書かれていない場合は税務署に弾かれてしまいますので注意しましょう。

「保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書」は、加入している生命保険などの証明書が必要になります。葉書でも問題ないですが、できるのであれば「証明書」をもらうようにしましょう。

「住宅借入金（取得）等特別控除申告書」は、ローンを組まれているのであれば、その証明書を提出してもらいます。ほとんどの場合、「住宅ローンの年末残高証明書」として金融機関から送付されてきますので、証明書が手に入ったら、社員にすぐ提出させるようにしましょう。

年末調整の総務の業務②「源泉徴収や税の計算」

書類の回収が完了したら、「源泉徴収簿の作成」「年税額の計算」の業務を行います。

先ほど回収した申請書を元に「その年に支払った給料・賞与」を記載し集計します。

記載したら今度は「給与所得控除後の金額」を計算していきます。「国税庁」のホームページから計算式があるので利用して計算してみましょう。

次に配偶者・扶養家族、そして保健料控除と住宅借入金等特別控除の項目を記載し先程と同様に計算を行います。

計算終了後に行う総務の業務

全ての計算が終了したら、最後に「税の徴収額が多いか少ないか」を確認しましょう。

もし税の徴収額が多い場合には納税者に還付することが定められています。また、計算して徴収額が少ない場合、納税者に支払うように促します。もちろん、これは総務の業務なので、必ず行うようにしましょう。

年末調整の総務の業務③「源泉徴収票と税務署への提出」

年末調整の業務が完了したら、次に「源泉徴収票」を社員へ渡しましょう。手書きの場合、4枚の複写式になっているので、1番下の用紙を渡しましょう。社員全員へ行き渡ったら、最後に「給与支払報告書（総括表）」「法定調書合計表」を作成します。

給与支払報告書（総括表）と「法定調書合計表」の提出期限は1月末日ですので必ず期間内に提出しましょう。

最終確認を行いましょう

年末調整の全ての業務が完了しても総務は気を抜いてはいけません。申告が抜けている、もしくは記入漏れとして各市町村や税務署から書類を返却される可能性があります。

また「納税額が足りません」として納税の書類が社員宛に届くこともあります。

もしそのような事態になったときのため、「終わった」と思って使用した書類を片付けてしまうのではなく、いつでも取り出せて確認できるよう、1ヶ月は手元に用意しておきましょう。

年末調整は総務にとって大きな業務！まずは流れを理解しよう！

年末調整の業務は、経験のない人からしたら難しい業務と捉えがちです。それは、入社間もない総務の人間にも言えることです。しかし、書類の種類から計算方法まで熟知してしまえば、なんの問題もなくできます。先にも述べたとおり、税理士の先生に教えてもらったり、会計ソフトを有効活用して年末調整の業務を乗り切りましょう！総務の業務の中で、大きな仕事のひとつです。