ビジネス文書を書く際に気をつける点【フォントサイズ、行間、文字数】

2016年12月13日2021年4月16日文書

ワードのページ設定に気を配ったことはありますか

ビジネス文書をワード等で作成する場合、ページ設定等はどのようにされていますか。フォントサイズや行数、行間、文字数の設定に気を配らず、ワードの「規定設定」のままの状態だという人も少なくありません。しかし、適切な文字数や行数に設定していないと、せっかく作成した文書が印刷すると小さすぎて見えづらかったり、逆に大きすぎて何ページも続く形になるかもしれません。この機会にビジネス文書の適切な大きさについてしっかり学んでみましょう。

eメールであっても気を配る

eメールの場合、こちら側でかなり気を配ったとしても、受信する側のメールソフトの設定次第で表示される文章の状態はかなり違ってきますから、ワードのように気を配ったとしてもその通り再現表示されるとは限りません。そのため、あまり気を遣っても意味が無い面があることは事実です。とはいえ、その文書がワードであれeメールであれ、読みやすい、見やすい、フォントサイズや行間文字数といったものには大凡の目安のようなものが存在しています。従って、こちらがメールを作成する段階で、出来るだけそうした読みやすさに気を配って作成するようにすれば、仮に表示結果が少々異なったとしても従前以上に読んで頂きやすくなる可能性は高まると言えます。

それぞれの大凡の目安について

では、どのような目安があるのか確認してみることにしましょう。

■フォントサイズ

フォントサイズは規定では「10.5」あたりでしょうが、実は10.5は50代～60代等の視力が衰えだした年代層にやや小さくて読みにくいサイズと言えます。そのような円台の方々にも目を通して頂くビジネス文書なら「12前後」のフォントサイズを目安にしておいた方が良いと言えます。特にスマホの大変小さな文字になれってしまっている方は規定サイズより更に小さなフォントサイズを使用するケースがしばしば見受けられますので気をつけましょう。

■行間

特に自分の要件を伝えるメール文などでは、一定の文章のまとりとまとまり毎に行間をあけるようにしましょう。文章のまとまりとは文字数で120～200文字程度が文字数上の目安です。

■文字数

横書きの文章を前提とした場合、一般的に言われているのは1行あたりの文字数は30～40文字弱程度が理想です。それを超えてしまう場合は、句読点を過剰にならない程度に活用して見やすさを工夫しましょう。

ビジネス文書は必要な文字数が多くなるからこそ注意が必要

フツイッターやラインといったSNSで限られた文字数で入力することになれてはおられると思いますが、そうしたSNSで作成する文章と異なり、ビジネス文書はいつ・どこで・誰が・なぜ・どうしたの５Ｗ１Ｈを明確に伝える必要がありますので、どうしても長くなりがちです。だからこそ文字数やフォント数に気を配って作成して欲しいものです。