新人研修で提出する報告書のフォーマットの選び方

2017年6月26日2020年3月31日報告書, 新人研修

新人に与えられる最初の試練「新人研修」と「報告書の提出」

現在では、ほとんどの会社が新卒入社の社員に新人研修を行っています。社会に初めて出る人に向けて、「基本のビジネスマナー」や「会社の歴史や業務内容」を覚えてもらい、部署に配属された時に、即戦力として活躍してもらうための基礎知識を付けるのが目的です。会社によって異なりますが、1～3か月が一般的なようです。

新人研修の内容は企業で異なる

新人研修の内容は、企業により千差万別。スポーツを伴う合宿や、講師を呼んでビジネスマナーのいろはを学んだり、ローテーションで各部署を回って様々な業務を体験したり、すべて初めてのことばかりで、混乱してしまうかもしれません。

せっかく二次三次面接を突破して入社したにも関わらず、新人研修の間に辞めてしまう人もいるほど、過酷な研修もあると聞きます。新人研修はいわば「社会に出て初めてぶち当たる最初の試練」とも言えます。

新人研修での報告書の目的を考えてみよう

新人研修の際、ほぼ必ず提出が必要になるのが、報告書（業務日報とも言います）です。この報告書は、会社側があなたの能力や適性、意欲を図るものであり、上司や先輩との重要なコミュニケーションツールにもなり得ます。

あなたが書いた報告書は上司や先輩が隅から隅までチェックしています。場合によっては何かしらのコメントを付けて戻してもらえることも。入社してから、あなたという人間を知ってもらえる最初の機会です。報告書は貴重なアピールのツールであるという意識を持って取り組みましょう。

評価が上がる報告書フォーマットの活用

報告書と一言で言っても、会社によってフォーマットが定められている場合とそうでない場合があります。フォーマットが指定されている場合は当然それを使用します。フォーマットに記載されている項目に不明な点があった場合、必ず予め先輩に確認しなければなりません。

仕事をする上で先輩が一番困るのが、新人が「分からないことを聞かずに勝手に進めてしまう」ことです。フォーマットが存在する場合は、「書き方をしっかり確認しておく」まずはこの点に注意しましょう。では、フォーマットが存在しない場合はどうするか？

報告書フォーマットの必要項目とは？

まず、新人研修の報告書フォーマットに必要な記載項目を箇条書きであげていきましょう。

報告書は簡潔に書くのがポイント

新人研修の報告書は長々と書けばいいわけではありません。「書くべき項目を分かりやすく簡潔に書く」という点を常に意識するといいでしょう。目標は明確に、そして感想や意見を書く際は、不安点があっても、それをどう克服しようと考えているかという前向きな書き方になるよう心がけましょう。

報告書はWEB上でも様々なタイプのフォーマットを無料でダウンロードすることが可能です。自分でエクセルやワードを駆使して作ってもいいですが、ある程度まとまっているフォーマットを使用すると時間短縮もできて、便利です。ぜひ上手に活用してみてください。

新人研修の報告書を書く際は先輩にアドバイスを貰う

新人研修の報告書を書いていて、このまま直で上司に提出するのは不安、という場合は先輩を通して一回クッションを置いてみましょう。先輩もなかなか忙しそうで声がかけにくいかも知れませんが、後輩を教育するのも先輩の仕事ですし、頼られて嬉しくない先輩はいません。きちんと礼儀正しくお願いすれば、快く見てもらえるでしょう。

報告書のフィードバックは必ずチェックする

すべての会社とは限りませんが、新人研修での報告書には先輩や上司からフィードバックがある場合があります。コメントが入った報告書が戻ってきたり、口頭で意見をもらえたりすることもあるでしょう。いただいた言葉をありがたく受け止め、今後の糧にしてください。先輩社員は、あなたをしっかりと一人前の社員に育てる義務があります。意欲がある先輩であれば、こちらから何も言わずとも、きっと声を掛けてくれるでしょう。

フィードバックがない場合、率先してアドバイスをもらおう

毎回しっかりと報告書のフィードバックがもらえていれば問題ないですが、先輩がバタバタとしていたり、提出してそのまま、ということも少なからず出てくるかもしれません。そのような時は、タイミングを見計らい、自分の提出した報告書について、アドバイスをもらえるようお願いしてみてもいいでしょう。

内容に不備はないか、自分の状況がしっかりと伝わっているか、また報告書に書きづらいことで抱えている不安や悩みがある場合は、直接相談する方が賢明です。

新人研修において重要な「報告書」ではフォーマットを賢く活用しよう

このように、新人研修で提出する報告書の重要性を理解しているかいないかで、報告書の質も変わってくることでしょう。

新人研修では、分からないことだらけで当たり前。報告書を作成することで不明点を明確にし、今後の課題克服に繋げていきましょう。

そして、フォーマットを活用し、誰が見ても内容が一目瞭然な報告書を作成できれば、便利なだけでなく、先輩や上司からの評価も上がり、一石二鳥です。ぜひ、賢い選択で、最初の試練「新人研修」を乗り切ってください。