研修報告書の差がつく書き方として抑えるべき9つのポイント【例文あり】

2016年12月5日2020年3月31日研修報告書

研修報告書の書き方で差を付けて社内評価を上げよう

企業では研修や講習を行うと、参加者に報告書の提出を求めることがあります。これは、参加した社員がきちんと研修や講習に取り組んでいたか、内容を理解して実践できそうか、また研修内容自体が理解しやすいものだったかなどを確認するためです。この研修報告書がうまく書けていると、人事部や上長は、理解力ややる気のある社員として参加者を評価しやすくなります。特に入社してすぐの研修などでは、この報告書の内容を参考に配属などを考えることもありますので、評価されやすい報告者が書けるようにポイントを押さえておきましょう。

1.基本は書式統一

研修報告書の書き方で、まず押さえておきたいのは、書式を統一しておくという点です。会社側からフォーマットを決められていなくても、始めに自分で書式を設定しておけば、文章を構成するのも楽ですし、誰が見てもすぐに内容が理解できます。逆に、会社側からフォーマットを決められている状態で、自分勝手な書き方をしてしまうと、的確な意思疎通が出来ていないとみなされ、評価が下がる可能性があります。書式の統一には気を付けましょう。

2.結論を先に書いてから根拠の説明をする

報告書やレポートは、文章の美しさや展開の広がりを楽しむものではなく、結論を伝えるのが目的の文章です。そのため、結論や結果を先に持ってきて、要点を伝えてから、それに至るまでの根拠や経過の説明を書くことに注意してください。また、経過もだらだらと長く書くと、結論を忘れてしまいますので、結論を導くために必要な部分だけを記載するようにしましょう。

3.引用しすぎ・丸写しはNG

報告書を書く際にやりがちなのが、ネット上の記事や論文、資料からの丸写しです。そもそも、報告書やレポートは、自分自身の学びや問題解決のために書くものであって、報告書を完成させるために自分で考え理解していく行為も、報告書提出を義務づける目的の1つです。そのため、他人が書いたものを丸写しするのは、報告書やレポートの提出の意味がありません。

引用する場合は出典元や書籍名を明記

もし、研修報告書やレポートの作成で資料や文言を引用する時は、必ず引用部分がわかるように、報告書内に以下のものを明記するようにしましょう。

・引用部分を示す「」（カギ括弧）

・出典元の書籍名やサイト名、URL

本来、外部の文献を当たって知識を深めた上で報告書を書くことは、思考を拡げるためには良いことですので、それが盗用にならないように注意を払ってください。

4.読み手を意識して書く

企業で提出が求められる研修報告書やレポートは、あらかじめ社内の人間に読まれるという条件が想定されている文書です。そのため、報告書の読み手を意識して、自分の意図がその人に伝わるように注意を払いましょう。また、研修報告書などでなくても、社内で使用する文書については、読む人を想定して、誰でも理解しやすいように書きましょう。

5.1つの文章の長さは3行程度まで

1行の長さにもよりますが、一般的に読みやすい文章の長さは、3行程度までと言われています。文章は長くなればなるほど、読みにくい印象を与えます。報告書やレポートは他人に読んでもらえなければ意味がありませんので、わかりやすく、簡潔になるよう心がけましょう。話題を次の文章につなげたいときは、接続詞（「だから」「そのため」など）を使用するとスムーズになりますよ。

6.段落は1ページに2～4つで構成

段落とは、いくつかの文章のまとまりのことを指しています。研修報告書やレポートでは、1つの段落についても長すぎにならないように気を付けましょう。目安として、1ページにつき2～4つほどに分かれていると読みやすくなるでしょう。また、段落ごとに要点を絞ってまとめると、何を伝えたかったのかが強調されますので、より理解しやすくなります。

7.最後に研修などの感想を書く

結論とその経過の説明があり、最後に自分自身の感想や私見を添えると、社会人らしい報告書の構成に仕上がります。感想や私見がないと、ただの記録になってしまうものもありますので、そこであなたの意志を直接読み手（企業の評価者）に伝えましょう。

8.箇条書きを駆使する

だらだらと長い文章になりやすい場合、とくに経過の説明については、すっぱりと箇条書きにしてしまってもかまいません。時系列順の出来事の説明でも、起こったことを箇条書きにしたのち、順番を矢印で補足すれば、パッと見で流れが理解できるようになります。ただし、箇条書きだけで、何の箇条書きなのかなどの説明がないものは読み手に意味が伝わりづらいためNGです。メモではなく相手のいる文章であることを意識して箇条書きに説明を付けましょう。

9.「結論」「詳細」「感想」と見出しを分ける

長い文章を構成することがどうしても苦手な場合は、フォーマット自体を「結論」「詳細」「感想」と3つに分けて、文章全体を【見出しを付けた箇条書き】にしてしまいましょう。ただし、説明が不足しがちになってしまうため、個人メモのように見えないように、客観的に説明を付け足してください。

【例文】新人研修報告書

日付：×月×日　所属：◯班　名前：◯◯◯◯

報告内容：

■結論…社史説明、社訓説明、ビジネスマナー研修を行った。

■詳細…

午前中は社史説明と社訓説明を受け、会社の成り立ちと基本的な理念を確認した。

特に、設立当時の社長の志である【当たり前を大事に】ということが社訓にそのまま残っていることが理解できた。

午後はビジネスマナー研修を行い、挨拶の動作・名刺交換・椅子の座り方などを学んだ。

社会人としての必要最低限のマナーを学び、営業の基礎に入る準備を行った。

■感想…

社史がそのまま社訓に影響していることを知り、一貫した理念がある会社であることがよくわかった。【当たり前のことを大事に】という理念は、顧客のニーズを掴むために必要な観点であると感じたため、仕事に慣れてからも、「当たり前」とはどんなことなのか、という問いかけを行っていきたい。

また、ビジネスマナー研修の内容は知識としては知っていたが、実際に名刺交換などを行うと、うまく動けず、練習が必要であることがよくわかった。意識しなくても行えるようなレベルまで練習をしたい。

書き方のポイントを押さえて、他の人と差を付けよう

今回は研修報告書やレポートの書き方をご紹介しましたが、いかがでしたか。 よりよい文章を書くのは難しそうですが、ポイントを押さえれば相手にわかりやすいものを書くことができます。この書き方は、日々の日報などにも応用できますので、たくさん使用して、報告をまとめるのがうまい社員になりましょう。