仕事の引き継ぎで失敗しない心がけ【前任者・後任者別】

2018年3月26日引き継ぎ

「仕事の引き継ぎトラブル」を防ぐために最も大事なのは?

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それではこれから、仕事の引き継ぎでうまくいかないなどのトラブルを防ぐ為の、心がけを紹介していく前に、まず仕事の引き継ぎで最も重要なことを紹介しますので、そちらをおさえておきましょう。

仕事の引き継ぎは前任者と後任者のチームワークが最も大事

前任者から後任者へ仕事の引き継ぎをした後、どうしてもトラブルが発生するといった場面は出てきます。どうして、前任者から後任者へ仕事の引き継ぎがうまくいかないのでしょうか?それはひとえに「引き継ぐ時にちゃんと聞いてこなかった方が悪い」という意見と、「しっかり伝えてくれなかったからこんなことになったんだ」という意見に分かれます。

会社は組織ですので前任者、後任者を含めて、そして会社全体を通してチームワークを最も大事とするべきです。まずはこちらを頭に入れておいてくださいね。

仕事の引き継ぎで大事な心がけ【前任者】

仕事の引き継ぎがうまくいかないなど、あとでトラブルにならないように、仕事を引き継ぐ際の、「前任者側」の心がけを紹介していきます。後任者からすると、やはりこれからの業務にあたって不安な気持ちも多いので、そのあたりの気持ちもうまく汲み取れるようにしてくださいね。

わかりやすく・シンプルな資料を残すよう心がける

例えば、前任者が後任者へ全く異なる未経験の業務を引き継ぐ場合、後任者にとっては、何が重要なのかそうでないのかの判断が難しいですよね。箇条書きでも構いませんので、引き継ぐ側は重要な業務にはマーカーを付けてあげるなど、わかりやすくシンプルな資料を作成するよう心がけましょう。

もっと言うのなら、仕事の手順を「ワークフロー形式」の図で簡単に示してあげると親切です。また、こちらもやはり「引き継ぎマニュアル」の作成をお勧めします。引き継ぐ仕事の内容を100%理解しているのは前任者なのですから、むしろ作ってあげるべきでしょう!

後任者にとってわかりやすく・シンプルな資料を残してあげる。前任者が後任者に引き継ぐ上での心がけと言えるでしょう。このようにしていれば、仕事の引き継ぎがうまくいかないといった事もなくなってきます。

仕事の引き継ぎで大事な心がけ【後任者】

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前任者から後任者が仕事の引き継ぎを行う際に、仕事の引き継ぎがうまくいかないといった話にならないよう、大事な心がけを紹介しますのでおさえておきましょう。

異動や転勤、退職に伴う「仕事の引き継ぎ」において、前任者がしっかり業務を後任者へ伝えるのは当然です。

それに加え、引き継がれる側の後任者も心がけておくことで、引き継ぎ後のトラブルなども防げるようになるでしょう。

わからない箇所は何度でも聞きメモを取るよう心がける

古典的で、仕事の引き継ぎで効率の良い方法ではないように感じるかも知れません。しかし、わからない箇所をわからないままにしてしまっては、後で困るのは後任者である自分です。

理解のあいまいなまま仕事の引き継ぎを進めてしまい、前任者の手を離れてから「これ、どうすればいいんだ?」なんて状況になっても、もはや手遅れです。重要なキーワードなどは必ずメモに残しておきましょう。

後から自分で再構築する場合にも役に立ちます。そして、少しでも気にかかったり難しいなと感じたら、その場でしっかり聞くようにしましょう。仕事の引き継ぎがうまくいかないといった話もこのように心がけ、実践するとなくなってきます。

自分なりを理解をするよう心がける

「自分の言葉に置き換えるツール」が自分の中にあると想定しましょう。前任者から教えてもらった内容を復唱し、確認していくのはもちろん大事です。

ただし、何でもかんでも「オウム返し」にするだけでは意味がありません。仕事の引き継ぎ内容や、教わったところを自分なりに噛み砕いた言葉に換えてみると、自然と理解も早くなっていきます。また、理解をしようとする姿勢は、引き継ぐ側(前任者)のモチベーションも保ってくれます。

仕事の引き継ぎがうまくいかないといった事のないよう前任者・後任者共に心がけを

仕事の引き継ぎがうまくいかないなどの、トラブルを防ぐ為の心がけを紹介してきましたがいかがでしたか?ここで紹介した心がけはあくまで、前任者から後任者への引き継ぎの心得の一部です。

仕事ごとに引き継ぐ内容や業務量は変わってきますし、資料を作れる環境のない仕事もあります。ただし、こと「仕事の引き継ぎ」に関して言える共通点は、『引き継ぎ内容に疑問を残しておかないよう』にする事です!

紹介した前任者と後任者、両者の立場の心がけをしっかりと理解し、引き継ぎを行う際に役立てましょう。

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2018年3月26日転職

Posted by BiZPARK