目指せ円満退職！スムーズな引き継ぎを行う6つのコツをご紹介！

2016年12月12日2020年3月31日引き継ぎ, 退職

引き継ぎはスムーズに行うべし！

退職する際の引継ぎをスムーズに行うためには、まず、【口頭共有は可能な限り避け文書に起こす】これを頭に入れて引継ぎを始めましょう。引き継ぎをする際は、可能な限り口頭共有を避け、文章や図に起こし対応すると良いでしょう。漏れがあると、後任担当者だけではなく、クライアントや部署の方々に迷惑をかけることになりかねませんので、細心の注意を払いましょう。

それでは、この注意点を踏まえて、引継ぎのコツを順番に見ていきましょう。

【引き継ぎのコツ①】今までを振り返ろう！

その業務を担当し始めた頃に、一度立ち返ってみましょう。今現在の日々の業務に追われていると、自然と”今の作業方法”で物事を考えがちです。つまり、初心者には理解しづらい引き継ぎを行ってしまう可能性があります。過去の作業方法を振り返りつつ、仕事内容を箇条書きにすることによって、整理するだけではなく、本当に必要な引き継ぎ業務が導き出されます。

【引き継ぎのコツ②】業務の重さ・軽さを区別！

業務に優先順位を付けることによって、仕事の全体像を伝えることができますし、どんな仕事にどの程度のエネルギーが必要なのかもわかってきます。重要度の高いものから引き継ぎを行うと気分的に楽ですしね。ここについては、全体像をつかむための手段なので、記載する際は細かい内容まで書く必要はありません。

【引き継ぎのコツ③】情報の一覧化をしよう！

引き継ぎの箇条書きとはちょっとニュアンスが違います。後任担当者は、膨大な業務を覚えていかなければならないので、繰り返し見られるようなシートに共有事項を集約していきましょう。状況に応じた”便利帳の作成”と考えてください。後任者の「困った！」に対応するキーを残しておくことで、あなたがいなくなった後でも、スムーズな仕事運びが可能になるはずです。

【引き継ぎのコツ④】資料作成で後任者を救う！

引き継ぎをされた側が、実際に業務中に困るのは「過去のデータを覗けない」ということ。そんな時、”何がどこにあるのか”を記したマニュアルがあったとしたら便利ですよね。引き継ぎをする側は、必ず過去に利用したデータなどを、保管場所をはじめ、しっかりと整理しておくことをお勧めします。また、ルーティーンではない業務を含めた細かい作業も、全て共有することを意識しましょう。

【引き継ぎのコツ⑤】スケジュールを組もう！

業務すべてに言える基本的なことですが、余裕を持ってスケジュールを組むことは大事です。退職日の3日前までに、引き継ぎすべてを完了できるよう組むようにすれば、予定外の業務や残務整理が入ったとしても、充分に対応できるはずです。引き継ぎが終わらなかったばっかりに、転職後になっても前の会社に通っていた……なんて、笑えないエピソードもよくある話です。

【引き継ぎのコツ⑥】会社のブレーンにも共有！

「この業務を○○さんに引き継ぎました」と上司に報告しましょう。”誰に何を引き継いだか”があいまいになってしまうと、下手をしたら、重要な情報が宙ぶらりになってしまう恐れがありますので、それだけは避けるようにするべきです。また、上司の中でも”誰をどのポジションに置くか”などを検討しているはずですので、勝手に動き回ってしまうのは失策となります。

目指せ円満退職！クールでスムーズな引き継ぎを行うコツ、まとめ

円満な退職をするため『引き継ぎのコツ』を伝授しましたが、しっかり飲み込めましたか？

①初心に返り

②要点をまとめ

③お助け情報

④マニュアル

を盛り込みます！　そして、

⑤スケジュールを組みつつ

⑥上司への報告も怠らない。

この6点をしっかりと行い引き継げば、退職後に呼び出されたり後任者からの質問攻めに合うこともないでしょう。また、この6つを行う際には、口頭共有は可能な限り避けることを徹底しましょう！