仕事の引き継ぎを失敗させないために注意すべきこと

2016年11月29日2020年3月31日引き継ぎ

失敗しないためには引き継ぎのベストタイミングから考えよう

仕事で引き継ぎが発生するケースは珍しくありません。また、引き継ぎが会社の指示だとしたら、すぐに仕事を引き継いで手放すのも問題です。

仕事の引き継ぎが決まったら、まずはどこで引き継ぐのがベストか一度考えましょう。

もし後任者のパフォーマンスがあまり上がっていない時は、引き継ぎに問題があったからだと考えられます。

例えるなら、リレーのバトンタッチで、タイムロスや失敗を生んでいるようなものです。バトンタッチ次第でタイムを伸ばすのもロスを作るのも簡単です。

担当業務に区切りをつけてから仕事を引き継ぐのが失敗しないコツ

仕事の引き継を行う際は、担当業務は完了させるか、区切りのいいところまで行うのが基本のルールであり、失敗を防ぐコツです。

日常業務をこなしつつ、引き継ぎしなければいけない場合に早出や残業をいとわない時期があるかもしれません。

しかし、大変でも責任を果たしていく姿勢は必要です。新たな業務については後任者の補佐役に回るのが一般的です。後任者に任せつつ、困った時にしっかりサポートしましょう。

すべての業務を完結させたり区切りをつけたりできるとは限りません。懸案になったまま持ち越されている業務は、別の業務に区切りがついてから、これまでの経緯の説明と共に後任者に引き継ぎを行う、というのを繰り返しましょう。

失敗しないためには引き継ぎノートを作っておくのも効果的

仕事の引き継ぎを失敗させないためには、あらかじめ「引き継ぎノート」を準備しておくのも効果的です。

業務の流れや実務作業の要点などを、テーマ別や取引先別などに整理するのです。

上司や同僚はもちろん、後任者が見てもわかるように見やすく工夫して進捗を追えば、引き継ぐ内容のボリュームが多く、区切りをつけて順序立てて業務を行わないといけない際などで、格段に漏れやミスを見つけやすくなります。

複数業務の引き継ぎを行う際は仕事の全体像をしっかり説明しよう

仕事を行うビジネスマンで通常、1つのタスクだけをしている人は稀でしょう。複数の業務を担当しているケースがほとんどのはずです。

そんな時は、仕事の優先順位や目的、社内での位置づけなど全体像を説明すれば、複数の業務だとしても、後任者は個別に理解しやすくなり、引継ぎ後の失敗をなくせます。

全体像から予見できるトラブルについても引き継いでおけば安心

仕事の全体像から予見できるトラブルについても、しっかり引き継いでおけば安心です。

困ったり、トラブルになったりしたケースについても引き継ぎがあれば、同じようなトラブルを回避できるからです。

仕事の引き継ぎは「取引先との人間関係を継続させるため」に行うもの

職種によって引き継ぐ内容や方法が異なり、引き継ぎ方法は一概に言えないという考え方もあるでしょう。

しかし、引き継ぎをしなくても会社や仕事は存続します。引き継いだ業務もニーズがなくなれば消滅してしまうかもしれません。それでも引き継ぎがあるのは、ビジネスパートナーとの人間関係の継続に重きがあるのです。

例えば営業職なら、顧客との過去の取引状況や契約内容、今後のニーズ、先に述べた顧客情報を伝えるなどの意味での人間関係です。

取引先やお客様に迷惑をかけないためにも引き継ぎの失敗は避けよう

先ほども述べたように、仕事の引き継ぎは会社のためだけでなく、取引先やお客様、会社の同僚と多くの人に迷惑をかけないために行うものですから、失敗は避けなければなりません。

今まで一人で仕事をしてきたわけではありませんので、ここでスムーズにバトンタッチできるかどうかは、引き継ぎであなたの真意が問われるポイントです。

専門職を除いて、仕事は本来だれでもできるものです。個人のノウハウもすべて公開して引き継ぐ必要はありませんが、どのようなノウハウを使ったのかもあると、とても親切です。

緊急の用件に備えて連絡先も引き継いでおく

SEのような技術職の場合は案件ごとに仕様書や必要書類をまとめ、プロジェクトの進捗状況などが一目でわかるようにしておけば、後任はスムーズに仕事に取り掛かれます。

しかし専門職以外では、本人にしかわからないトラブルや緊急の用件が発生する可能性が少なからずあります。

できるならば後任者や上司と退職後も連絡が取れるよう、携帯電話の番号や個人のEメールアドレスを伝えておいた方が失敗を防ぐ意味で安心です。

仕事の引き継ぎで失敗しないためには「タイミング・全体像の説明・迷惑をかけない意識」が大事

今回は、仕事の引き継ぎを失敗させないために注意すべきことと題して、仕事の引き継ぎをする際のコツをみてきました。

仕事の引き継ぎを失敗させないための注意点としては、後任がスムーズに業務に取り掛かれるのか、そして顧客に迷惑をかけないようにできるかどうか、という視点が大事です。

そのためには、仕事の全体像を説明してリスクも共有し、マニュアルなどを使いこなせるまでフォローする、というところまで考えておく必要があります。

また、引き継ぎしやすいように仕事の切れ目で、タイミングよく引き継ぐと後任も業務内容を理解しやすいでしょう。