引き継ぎ表・チェックリストの作り方

2016年11月29日2020年3月31日チェックリスト, 引き継ぎ

引き継ぎ表をいつ作る？

異動が決まってから引き継ぎ表を作ろうとしても、時間が足りないと感じあきらめムードになってしまいます。作製する量が膨大な上に、内容にも漏れが生じやすくなってしまいます。

オススメは普段から自分用にチェックリストを作っておくことです。自分で使うのであれば、使いやすい様にアレンジする気にもなるし、作業の効率化もはかれます。普段から役に立つチェックリストが、引き継ぎ表を作成するときにも大きな役目を果たします。

引き継ぎ表にチェックリストをつけて漏れを防ぐ

引き継ぎ表にチェックリストを作ることで、引き継ぎ漏れを防げます。チェックリストはシンプルであるほど、引き継ぎもしやすいです。本来業務はシンプルにしておくのが理想です。チェックリストの可視化によって、カテゴリーわけができたり、優先順位をつけたりできるので、後任者にとってもとても親切です。後任となる人もチェックできない項目があるとしたら、遠慮なく、引き継ぎ表・チェックリストの使い方を質問しましょう。

引き継ぎ表に便利なチェックリストをつける

引き継ぎ表にチェックリストを作成し活用すると、業務が正しく行われているかどうかを確認するのに便利です。

確認が面倒と思うかもしれません。ですが、人間の頭脳はいつも正しく働くとは限りません。時には思い込みや勘違いによって、間違いを引き起こします。ですから、仕事では確認作業が大切になってきます。自分だけでなく、誰が見てもわかるように心がけましょう。

何をしているのかを誰が見てもわかるようにするには

チェックリストの作り方としてイメージするといいのが「todoリスト」です。何をしているのかを誰が見てもわかるようにしましょう。日常的に行っているメモをフォーマットにするだけです。あなたが日々の仕事でチェックリストを作成していなければ出来るところからで少しずつでも作成していくべきです。チェックリストを作成することにおける業務の質、スピードの向上への効果は計り知れません。

引き継ぎ表・チェックリストの作り方とは？

では、引き継ぎ表・チェックリストの作り方を確認してみましょう。社内に引き継ぎ表のフォーマットがあったり、すでにある引き継ぎ表に随時追記するという会社であれば困ることはありませんが、そういうものがなければどんな作り方をすればいいのか悩んでしまいますよね。

作り方のポイント①引き継ぎ表はスケジュール一覧の形にする

引き継ぎ表の作り方のポイントは、引き継ぐ人に仕事の流れを大枠で掴んでもらえるような作り方をすることです。ルーチンワークとなる業務の引き継ぎも大事ですが、まずは年間のスケジュールを把握してもらえる作り方にするのです。日次・週次・月次・四半期・年次といった形で頻度別にスケジュールを一覧にしましょう。

作り方のポイント②見やすさを重視する

細やかに内容を書き込んだ方が後任も助かるだろうと思うかもしれませんが、見やすさも考えた作り方をしないと、業務内容やフローが理解しにくくなってしまいます。

引き継ぎ表の作り方のポイントとして業務内容や仕方はシンプルに説明し、詳細については参照すべき社内マニュアルの保管場所、その記載ページがわかるような作り方をしましょう。また別部署や取引先が関係するような業務であれば、それらの連絡先や担当者名なども記載しましょう。

引き継ぎ表やチェックリストはスケジュールがわかりやすい作り方をする！

引き継ぎ表やチェックリストの作り方やポイントを見てきましたが、いかがでしたでしょうか。

引き継ぎ期間に入ると「もう自分は去るんだし手を抜いてしまおう」と考えてしまうかもしれません。同じ会社内の異動同内で働き続けるのであれば、つまらない考えに流されてはいけません。最後まで責任感をもって引き継ぎ表・チェックリストを作り、後任者へスムーズな引き継ぎをおこないましょう！