ビジネスメールでの仕事の依頼の上手な断り方【例文あり】

2017年7月10日

依頼を断るときは謙虚な態度で

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仕事などの依頼を断るときの、断り文のメール文例を見ていく前に、依頼を断るときの謙虚な言い回しを確認しましょう。依頼を断る時の謙虚な言い回しのコツをまとめました。今後の取引に支障をきたさない為にも、上手にお断りしましょう。

低姿勢で相手を敬う断り方を

仕事などで依頼を断るときは、謙虚な態度を取りましょう。謙虚とは控えめで、相手を敬い、素直に相手の意見を受け入れる事です。決して、人を見下すような上から目線はいけません。

依頼をうまく断る方法って

依頼を断るときの心得を見ていきます。依頼を断る時は、謙虚な態度で心のこもった対応を心がけるようにましょう。依頼をうまく断る方法とは、いったいどんなものでしょうか。

依頼を断るときは曖昧な返事をしない

依頼に対して、自分がどうしたいかをしっかり確認しましょう。断りたいのか、引き受けたいのか、部分的にならば引き受けてもいいのか、などです。自分の意志が固まっていない場合は、「明日メールで返事します」「少し考えさせて下さい」などと言って時間を取り、考えてみてください。

依頼を断るだけではなく代案を示す

依頼の断り方を見ていきましょう。「全部の依頼は無理だけどできることはします」といったときには、自分のほうから可能な「代案」を出すのがベストです。例えば、「昼からは無理ですが、夜食事だけなら可能ですがどうですか?」といった言い方です。

依頼の断り文の文例

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依頼をうまく断る方法を押さえたところで、次は依頼を断る時の手紙や、メールに使える断り文の文例を見ていきましょう。役に立つメール文例をピックアップしたので、有意義にお使いください。

依頼を断るときの断りメールの文例①

XXXXの件について

拝復 貴社益々ご隆盛のこととお喜び申し上げます。

このたびは、XXXXXXXXのお申込をいただきまして、誠にありがとうございました。

さっそく検討させていただきましたが、XXXXがXXX

以下、理由を記述したがいまして、甚だ残念ではございますが、XXXございません。どうぞ悪しからずご了承下さいますよう お願い申しあげます。

なお、今後、XXXXXXXXXXの折には

改めて、こちらよりご案内申しあげます。

その節は、ご高配の程よろしくお願い申しあげます。

取り急ぎまして、お詫び方々ご返事申しあげます。

敬具

依頼を断るときの断りメールの文例②

拝啓

貴社におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。

さて、先日は貴社の(季刊誌/会報/社報)に掲載する原稿につき、ご丁寧な(ご依頼/お手紙/ご依頼状) 頂戴しまして、ありがとうございます。身に余る光栄に存じます。

しかしながら、 諸般の事情で原稿執筆の時間が取れない状況のため、 誠に不本意ではありますが、 今回は(お断り/ご遠慮/ご辞退)させていただきたく存じます。

ご依頼にお応えできず、まことに心苦しいのですが、事情をご賢察いただきご容赦のほどお願い申しあげます。

敬具

依頼を断るときの断りメールの文例③

XXXXXご辞退の件

拝啓 時下益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。

このたびはXXXXXXXいただきまして、

まことにありがとうございました。

しかしながら、XXXXXのため、誠に残念ではございますが、誠に勝手ながら、今回はご辞退申しあげます(ご希望・要望にお応えすることができません)。何卒ご了承くださいますようお願い申しあげます。

まずは、取り急ぎご返事まで。

敬具

メールを受け取る側のホンネ「代替案を提示してくれると本当に助かる」

会社員Kさんの声

外部のデザイナーさんに制作の依頼をした時のことなのですが、スケジュール的に難しかったらしく、その依頼は断られちゃったんです。でも、そのデザイナーさんはすぐに代替案を用意してくれて、結果的に締切に間に合わせていただけたんです。

頭ごなしに断るのではなく、理由の説明とすぐに代わりの案を提示してくれると、不快な気持ちにならないし、とてもありがたいですね。

メール文例を参考に依頼の断るときは謙虚な姿勢で代案を示そう

相手からの依頼を断るときは、謙虚な姿勢で今後に支障が来さない断り文をメールで送りましょう。日本人には、曖昧な返事をしてしまう癖があります。ビジネスでは、その曖昧さでトラブルに巻き込まれてしまうケースもあるのです。無下に依頼を断るのではなく、代案を出してうまく断るようにしましょう。

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2017年7月10日ビジネスマナー

Posted by BiZPARK