お客様への手紙を送る際に記載したい内容と例文

2016年11月29日2020年4月4日

お客様への手紙は会社の代表として記載していると意識する

例文の前に、お客様への手紙を記載する際に注意したいことをまとめます。まずは、大前提として、お客様への手紙は会社（もしくはお店など）の代表として記載するということを認識しなければなりません。特にお店からの定期的なお客様への手紙などであれば、フォーマルな文章ではない上に、大量に例文を見ながら記載することもあります。そんな場合でも、例文を参考に会社（お店）の代表として記載するのだという意識を持つ必要があります。例文を参考する前に意識を持っておきましょう。

お客様への手紙は相手との関係によって文体を変える

お客様への手紙を記載する時は、様々な場面が想定されます。白紙の便箋に一から文章をしたためることもあれば、年賀状や暑中見舞いなどに一筆添えるだけの時もあります。それぞれの場合によって、記載する内容や量が異なります。それぞれの例文は後ほどご紹介します。どんな手紙を記載する場合でも、相手との関係によって文体も変わります。個人に送る場合や、親しい間柄の場合は、プライベートの手紙と近しいフランクな書き方になります。会社の代表者へ送る場合や、初対面の方などに送る場合には、より丁寧な内容になります。

お客様への手紙の記載方法①【正式】

お客様への手紙を送る場合、会社の代表や、正式な手紙である場合には、以下のような構成で手紙文を作成します。その後続いて、正式なお客様への手紙を記載する場合の例文をご紹介します。

①前文：「拝啓」などの頭語や、時候の挨拶を記載します。

②主文：手紙のメインの内容を記載します。

③末文：主文の内容をまとめたり、時候の挨拶のような定型文を書き、「敬具」などの結語で手紙を締めます。

正式なお客様への手紙の例文

拝啓　残暑の候、貴殿におかれましては益々のご健勝のほどとお喜び申し上げます。さて、（主文として、伝えたい内容を記載します。できるだけ丁寧な文体で記載します。）まだまだ、暑い日が続きますが、お風邪などひかれませぬようご自愛くださいませ。平成○年○月○日（送り主の名前）（受取人の名前）

お客様への手紙の記載方法②【フランク】

お客様への手紙を送る場合、年賀状やダイレクトメールなどに一筆添える場合には、決まった文章構成はありません。書ける量も、一文、二文程度となりますので、多くの文章は書けません。記載する内容としては、以下のような文章が良いでしょう。

①先日の来店（訪問）のお礼

②購入頂いた商品の具合を尋ねる

③相手の健康を願う

フランクなお客様への手紙の例文

こちらは、長々と書く必要はありません。一言添えるだけの文章を集めてみました。シーンに合わせて参考にしましょう。

①先日の来店（訪問）のお礼：先月はご来店いただきありがとうございました。店先のお花も新しくなりましたので、ぜひまたお越しください。

②購入頂いた商品の具合を尋ねる：先日ご購入頂いた靴の履き心地はいかがでしょうか。無料メンテナンスも行っておりますので、お近くにお越しの際にはぜひお立ち寄りください。

③相手の健康を願う：まだまだ寒い日が続きます。お風邪などひかれぬよう、ご自愛ください。

お客様への手紙は例文を参考に気持ちを込めて記載しよう

これまで、お客様への手紙として、いくつか例文をご紹介してきました。ただ、これらはあくまで例文です。せっかく手書きでお客様への手紙を記載するのであれば、お客様個人に合わせた一筆をそえて手紙をだしたいものです。前回お会いした時のお客様の様子を思い浮かべながら、一言二言記載するだけで十分です。そうすることで、お客様との距離がぐっと近づくのではないでしょうか。