請求書の再送をお願いする際のメールの書き方と例文

2016年11月29日2020年3月31日請求書

請求書とは

請求書とは、支払い金額・期日を書いた書類です。請求書の内容を護った仕事が、他社との信頼構築に繋がります。請求書は支出や収入の証拠となるため、ビジネスをするうえで必要不可欠な書類の一つです。

請求書とは支払い金額・期日を書いた書類

請求書に不備があったら、会社同士の信頼関係の構築が出来なくなります。請求書を紛失したら、必ず依頼状を書いてください。社内外にあなたの信頼を得るために、依頼状の書き方を知るのはビジネスマンとしてマストです。

メールで依頼状を書く上での注意点

依頼状は命令ではありません。書き方を知って、依頼状の中でこちらの要求を伝えつつ、失礼に当たらないような表現をして行きましょう。

「なぜ依頼するに至ったか」を必ず記載！

メールで依頼状を書く時に注意する点を一覧にしました。

①依頼メールは、なるべく早く出す事。

②時候の挨拶は不要。

③一方的な内容にならないように注意！

先方の理解を得ようとする姿勢が大事です。

④メール内で、お願いするに至った経緯を説明しましょう。

⑤経過の分析→現在の対応と経過→

依頼内容と今後の取り組み　の順に記載して下さい。

⑥メール内で、相手に対し必要以上にへりくだるのも、強く出すぎるのもNGです。相手との今後の付き合いも考えましょう。

⑦商品の賠償・弁償が絡む場合、メールを送る前に必ず専門家に相談しましょう。相手の債務を把握し曖昧にしないで対応するのがベストです。

⑧メールの場合には件名に、「○○請求書」というように、請求書をメールに添付している事が分かるように書きましょう。

依頼状（請求書の再送依頼）の例文

依頼状（請求書の再送依頼）の例文を見て行きましょう。基本的な再送依頼の形は以下の通りですので、参考にしてください。

請求書再送依頼の例文①相手の捺印が無い場合

請求書再送のご依頼

前略

平素は、格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

さて、貴社請求番号○○の請求書をご送付いただきました。しかしながら、捺印がされておりませんでした。

当社の内規で、捺印のなし請求書には出金処理を致しかねます。

お急ぎ捺印のある請求書を再送願います。

取り急ぎ、請求書再送のお願いまで 。

早々

請求書依頼状の例文②請求金額記載にミスのある場合

貨物運賃について

前略　

用件のみ取り急ぎ申し上げます。

当社決算（平成○○年○○月○○日）を控え、諸勘定の精算検討を致しました。ご請求運賃レートは、貴再見積によらず、旧約定を以後も適用して請求、支払いしていることが判明いたしました。 当社計算書によりますと、その過払額が、貴社に対する今月お支払い予定額を超過しています。

連絡ミスとは思いますが、当社関係担当者は非常に迷惑を被っております故、早急のご対応をお待ちしております。

草々

請求書再送のメールはスピーディーに！要件のみの記載で送付

請求書の再送をメールでお願いする時には、スピーディーに送付しましょう。依頼状には季節の挨拶の記載をせず、要件のみ記載して、余計な事を書かないようにして下さい。ただでさえ相手に依頼するのですから、なるべく分かりやすい表現を心掛けましょう。