請求書送付の依頼をする際に使える文例【メール・書面】

2016年11月25日請求書

知っておくべき請求書の重要性

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請求書に限らず他の書類もですが、後々政府機関に見せたりするのに必要ですので厳重な管理が必要です。そのため請求書が取引先から送られてこなければ依頼をして等を送って送付を促すのが重要です。請求書の重要性をしっかり認識しておきましょう。

請求書は決算書の正確性のために必須

請求書や領収書は、決算書の正確性を証明するために必須です。請求書の形式はあまり関係なく、取引の事実を実質的に証明させるために必要なのです。

もし、監査などがはいった場合、請求書がばければ決算書の証明ができず、非常にまずい状態になってしまいます。そうならないために、取引先に請求書の送付をお願いするのは重要な仕事と言えます。

請求書の送付を依頼する意味とリスク管理

請求書の送付を依頼するのは、上記のようなリスク管理の側面と、スムーズに業務を進めるためという側面があります。

場合によっては手違いなどで、期日を過ぎても請求書が送付されない可能性もあります。請求書の送付を依頼しておけば、相手がミスをする前に気付けるわけです。請求書が期日までに送付されてくれば、予定通り業務が進み、余計な手間や無駄な時間を省けます。

請求書送付のお願いと一緒に期日を過ぎるとどうなるか伝える

請求書送付をお願いする手紙やメールを出すときは、期日を過ぎてしまうと、取引先にとってマイナスになる事を示して、早く対応してもらえるよう工夫をしましょう。期日を過ぎると入金に時間がかかる、と言った内容が一般的です。

また、依頼のメールなどが届く前に請求書が送付される可能性もあります。そのため、請求書送付のお願いには、最後に一文に「なお、本メールと行き違いになっている場合は、なにとぞご容赦ください」といった配慮の言葉を盛り込むようししましょう。

請求書送付を依頼するときの文例を紹介!

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では最後に請求書送付のお願いをするときの文例をみていきましょう。書面の文例やメールの文例を適宜活用してください。ただし、あくまで文例は文例です。自社の状況にあうよう文例を書き換えて使ってください。

文例をもとにフォーマットを作成すると、今後の請求書送付の依頼が楽になるかもしれませんね。

書面で請求書送付を依頼する文例

請求書ご送付のお願い

拝啓 時下、貴社におかれましては益々ご隆昌のこととお慶び申し上げます。

さて、当社注文番号(No.12345)の検収が完了しましたので 、請求書をご送付いただきますようお願い申し上げます。

なお、当社の締日は毎月20日となっており、それまでに請求書が到達した場合は当月末日にお支払いが可能です。

まずは、検収の完了と請求書ご送付のお願いまで 。

敬具

メールで請求書送付を依頼する文例

株式会社リカール

金城様

いつもお世話になっております。

株式会社エールの田所です。

先月分の請求書についてのご連絡なのですが、

御社から先月分の請求書がまだ到着しておりません。

そのため、念のため確認のメールをさせていただきました。

事務処理の関係上、恐れ入りますが

6月4日、水曜日までに送付いただけますでしょうか。

それ以降になりますと、御社への入金が遅れる可能性があります。

よろしくお願いいたします。

なお、本メールと行き違いになっている場合は

なにとぞご容赦ください。

それでは今後ともよろしくお願いいたします。

署名

期日を過ぎても請求書が送付されなかった場合の文例

株式会社うさぎ屋

営業部 神林 友紀 様

平素は格別のお引き立てをいただき、誠にありがとうございます。

さて、7月30日付け貴社納品の代金の請求書が、未だに届いておりません。

お調べいただき、請求書を送付していただきますようお願い申し上げます。

なお、当社は、毎月末日締め翌月15日支払いとさせていただいております。

月末までに当社へ請求書が届きませんと、お支払いは再来月になってしまいます。

恐縮ではございますが、その旨をあらかじめご承知おきください。

なお、この書状と行き違いにお送りいただいておりましたら、

悪しからずご容赦のほどお願いいたします。

まずはお願いまで。

ご不明な点などございましたら、ご遠慮なくお問い合わせ下さい。

署名

請求書送付の依頼は文例を参考に失礼のない内容にする!

請求書送付の依頼をするときは、相手にお願いをするという謙虚な気持ちを忘れず、丁寧な文章にしなくてはいけません。それが事務的な作業であってもです。

請求書送付の依頼の文例をみてもわかるように、書面もメールも基本的な構成は似ており、内容もほとんど同じです。書類ひとつで取引先と波風を立てると時間がもったいないです。ぜひ、丁寧な請求書送付の依頼文をマスターしてください!

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2016年11月25日ビジネス

Posted by BiZPARK