【営業マン必見】残業時間を効率よく削減する方法

2016年12月16日2020年3月31日作業効率

残業には「だらだら残業」と「過剰業務残業」がある

残業は大きく分けると2つのパターンがあります。

1つ目が、習慣化して効率型とはいいがたい、だらだら残業です。2つ目が、人員配置や人材不足などで、特定の人に業務集中化になっているパターンの過剰業務残業です。これらは、どこから時間外労働なのかの線引きをしておく必要があるでしょう。残業削減は一人ではできません。会社は組織で動こうとしますので、まずは個人で組織から浮いてしまうかもしれないという覚悟を持って会社に訴えかけましょう。

残業時間を減らすには業務プロセスを見直す必要がある

残業時間を減らすためには、業務プロセスを見直すことです。人件費は「時間×単価」ですので、費用圧縮のためには、業務に関わる「時間」を減らすか「単価」を減らすか、それとも両方減らすかになるでしょう。これに対するアプローチは、苦渋の選択、心に呼びかける、仕事のプロセスを見直すなどがアプローチです。会社は人の集まりとよくいいますが、会社は会社のことしか考えていませんので、簡単に変えてはいけない組織だといえるでしょう。仕事を辞めるときは英断を下して組織から出ていくしかありません。

決して、会社、組織のトップがいつの時代も懸命とは限りませんので、要注意です。

残業時間削減のためには社内業務効率を上げると良い

残業時間削減のためには業務効率を上げましょう。業務効率を上げるためには、メール処理の時間を決め、フォルダごとに振り分け、時間短縮を意識してメールを作成などがあります。これは事務作業の定番ノウハウですが、たとえば営業などでも準用できるでしょう。時間に追われるというストレスが溜まる仕事は、時間との戦いです。営業に時間をかけられるように、社内業務の効率化を図りましょう。

残業削減の考え方4つ

営業の仕事を例にあげて説明すると、営業は取引先と会って終わりではなく、報告書を書いたり、事務的な業務が沢山あります。営業から帰ってきて、そのような業務に時間がとられ、残業するケースがあります。ですので、社内業務を効率化して時間を短縮しましょう。たとえば社内業務は朝にやる、メールは定型文をつくっておく、机の上をいつもキレイに整頓しておくなどです。残業削減の考え方は4つあります。

①：何に時間がかかっているかを考える

②：時間がかかる原因をつきとめる

③：改善策を考える

④：改善策を実行し評価する

これら4つのサイクルを繰り返しおこなうことで、残業削減につながりますので、ぜひ実行してみましょう。

成果主義を採用するのも残業削減に繋がる

日本人は、時給制ということもあり、不必要な残業をしているケースが多いです。一方、欧米では成果主義が採用されており、時間内に仕事が終わらないことは恥ずかしいと考えられています。管理職に残業手当がないのは、成果で働くからであり、役職が上位にあがるほど、残業手当などは存在しません。ですので、成果で働く意識を植え込むことが残業削減への改善策でしょう。まずは費用対効果を考えます。このくらいの費用をかければ、どのくらいの導入効果が期待できるかが重要です。

限られた時間で効率よく仕事をする

しかし、この考え方は残業代削減という、より少ない人手でいかに効果・効率よく成果をあげるかという考え方なので、現在は「時間対効果」として改め考えます。少ない人手で、限られた時間内に、効率よく仕事ができるかどうかです。これは残業代削減と時間短縮につながる考え方でしょう。

労働契約には、変形労働時間制という法的制度があります。裁量労働制やフレックスタイム制もあります。これらは、労働者の就業時間を確保し、健康管理に配慮されていると思われているでしょう。実はそうでもない場合があります。経営者のための制度設計になっているケースがよくあるのです。残業代を削りたかったら、基本雇用契約で導入可能です。重要なことは会社組織ならば、全社一丸となって残業撲滅に向かって取り組んでいくことでしょう。

過度な成果主義にならないようバランスをとる必要がある

上記の通り、成果主義にすると少しでも結果を残そうと効率よく仕事に取り組むようになるかもしれません。しかし、過度な成果主義は社員の過重労働や無理のある仕事につながり、せっかく残業時間を減らした意味がなくなる可能性が考えられます。社員にとって働き続けるために必要なのはモチベーションです。いくら残業が少なくても、成果主義の結果、給料が落ち込んでしまえばモチベーションが下がってさらに収入が減るでしょう。残業を完全になくすのは難しいでしょうから、残業は毎日1時間以内で、それ以上は上長の許可必須など、長時間残業が容易にできない体制づくりを整えることから始めてみましょう。

残業時間削減にためには業務の効率化を図り会社全体で成果主義を求めていくのも良い

ここまで、残業時間を削減する方法をみてきましたがいかがでしたか。日本人は会社の特性上、不必要な残業をしているケースが多いです。また、それに気が付いていないケースも多いです。残業時間を減らすために、まずは業務の効率化を図りましょう。何に時間がかかっているのかを考えて、改善策を出して実行する。このサイクルを繰り返すことで、自然と残業時間は減っていきますので、試してみましょう。