会社の書類整理術!作業効率を上げる整理のコツ

作業効率, 書類整理

会社の書類整理術①:会社についたらすぐに分類するのがコツ

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会社に着くとFAXの山になっていたり、前日からの書類が山積みになっていたりと書類を見るだけでもうんざりしますので、書類整理術のコツとして、まず書類を整理しましょう。

整理の仕方としては「現在進行中の書類」「すでに終了している書類」「いつか使う可能性がある書類や資料」の3つに分類するのがコツです。この3つをそれぞれの書類や資料ごとにクリアファイルに入れて整理していきますが、発注しなければならないような当日処理する書類はファイルに入れずにまとめて置いておくと収納しやすくなります。

会社の書類整理術②:クリアファイルで立てて収納するのがコツ

会社の書類整理術として有効活用できるのがクリアファイルです。クリアファイルはかさ張りませんし、それぞれの資料ごとに綺麗に整理できます。

まず、クリアファイルに整理するのは、いつか使う可能性がある書類・資料と、現在進行中の書類です。これをきれいにクリアファイルに整理していき、それぞれの場所に配置していくのですが、現在進行中の書類はすぐに使う可能性があるのでもっとも取りやすい場所に置くのがコツです。収納ボックスかトレーを縦にして置き、そこに収納していけばとてもすっきりします。

会社の書類整理術③:必要ない書類は破棄するのがコツ

会社の書類整理術で意外とできないのが、捨てるということです。整理は、とりあえずある書類をしまう、片づけるということではありません。必要ない書類は処分しないとどんどんたまっていきますので、すでに終了している書類などは廃棄していくのが書類整理術のコツといえます。進行中の書類も必要ないとなれば処分する書類に回していきます。

もちろん、保管期限が決まっている書類は捨てられませんが、保管期限のない書類やもう使うことがない資料などは捨てていくのが、会社の書類整理術のコツです。

会社の書類整理術④:個別ファイルで見出しをつけるのがコツ

会社での書類整理術には個別ファイルが必須です。個別ファイルがあればそれぞれの書類や資料をきれいに整理できます。見出しを書くところもありますので、資料や書類が多い場合は個別ファイルを使うのがコツです。

個別ファイルであれば見出しに日付や名前などを書き込めるので、会社の書類整理術としてとても重宝しますし、処分する日を見出しに書いておけば見やすく、書類を掘り返して処分するという手間も不要になります。

個別ファイルは引き出しに収納するのが書類整理術のコツ

個別ファイルを整理する場合に収納ボックスを使われるケースがあるのですが、収納ボックスもかさ張ります。こういう時は机の一番下の引き出しを利用するのがコツです。しかし、ここに収納ボックスを入れるのではなく、個別ファイルの中でも両端が引き出しの両サイドにひっかけられるようになっている個別ファイルがあるので、それを使うと余分な収納ボックスを使わずに綺麗に整理できます。

もちろん、見出しもきちんと書けますし、両サイドのひっかけ部分も自由に動くようになっていますので、かなり大量の資料も収納することができ、ひっかけているので収納ボックスがなくても倒れる心配がありません。

会社の書類は必要になる機会が多い順に取り出しやすい場所に整理するのがコツ

以上のような書類整理術で、会社の書類は整理できます。しかし、整理するだけでなく、収納方法にも注意しましょう。会社の書類整理術として、収納する場所にも注意するのがポイントです。進行中の案件の書類はすぐに取り出せるところに、すぐに処理が必要な書類は作業スペースに置く、といった工夫が、書類整理術のコツといえます。

会社の書類整理術として「すぐに整理・収納・破棄・見出し付け」などがコツ

会社の書類整理術のポイントとコツをご紹介しました。会社の書類を整理するには、会社についたらまずは書類を分類して、破棄してよいものはすぐに破棄するのがコツです。収納するときは見出しをつけ、また収納場所にも注意しましょう。会社ではいかに効率よく仕事ができるかが大切ですので、ぜひ書類整理術を試してみてください。

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2016年11月29日ビジネス