書類を綺麗に三つ折りする方法と入れ方のマナー【動画あり】

書類整理

ビジネスレターは三つ折りにして送るのがマナー

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ビジネスレターというものがあるのは知ってるけど、どうして三つ折りにされているんだろう?そんな疑問をふと思い浮かべた人は少なからずいるのではないでしょうか。

むしろ三つ折りより四つ折りの方が綺麗に折れるような……?

それでは、まずはビジネスレターを三つ折りにする理由から考察していきましょう。

ビジネスレターを三つ折りにする理由って?

封筒の大きさによっては四つ折りケースもなくはあります。しかし、ビジネスレターの基本は”三つ折りで”というのがマナーとして広く知られているようです。その理由はいたって簡単です。

ビジネスレターを三つ折りにするのは読みやすいから!?

三つ折りにする理由、それは「読みやすいから」というごくシンプルなものなのです。要するに、”折り目の少ない手紙の方が読みやすいでしょ”ということです。

履歴書などは折りたたまずに送るのが一般的ですよね?あれも、同様の理由で読み手に少しでも見やすい書類を送るためということなのです。

ビジネスレターの三つ折りの方法とは?

三つ折りにしてビジネスレターを送ろうと思っても、綺麗に三つ折りにするのは少し難しいかもしれません。適当に折ろうと思っても、いざ完成したものを見るとなんとなく汚い折り方に……。

受け取る側からしたら、そんな見た目の良くない手紙を受け取るのはあまりいい気持ではないでしょう。

目分量で折るのではなく、上手に三つ折りにすることのできるコツをご紹介しています。

動画を参考に、三つ折りの方法をマスターしましょう。

文書の一番上を5mmほど出るよう三つ折りするのがポイント

また、三つ折りの方法のポイントとしては、文書の一番上の部分を5mmほど出るようにして三つ折りにすると、封筒から出して上をもった時、下が開き、紙を広げるという手間が省けます。

こういったちょっとした気配りが意外と相手にはありがたいものです。

ビジネスレターを三つ折りしてから封入するまでの方法

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綺麗に折れる三つ折りの方法を理解したところで、次は全体的な手順を知っておきましょう。つまり、封入の方法です。

下記にある通り、注意すべき点があります。

細かいところかもしれませんが、初めに癖づけておけばいざという時も恥ずかしい思いをしなくてすみます。

封筒の表側から見て左が便箋の上端になるように入れる

三つ折りにしたビジネスレターを封筒に入れる際、横入れなら問題なく上下がはっきりしていますが、縦入れの場合に注意が必要です。

「封筒の表側から見て左が便箋の上端」となるようにします。あまり気にする企業はいないかもしれませんが、やはりビジネスマナーとして正しい封入の方法も覚えておくべきでしょう。

ビジネスレターを三つ折りする際の注意点

実際に相手に送る前に、ビジネスマナーの観点からいくつか確認しておくべきことがあります。せっかく綺麗に三つ折りにしたところで、失礼にあたるようなビジネスレターを送ってしまっては意味がないですからね。

以下の注意点に気をつけましょう。

ビジネスレターを三つ折りにして送るときの注意点は3つ

注意点は以下の3つです。

・宛名の箇所が折れていないかどうか

・三つ折りしたときに書き出し部分が外側になっているか

・封じ目に「〆」と書いてしまってはいないか

送付相手にもよりますが、得意先にビジネスレターを送る場合、「〆」と書いてしまうとマナー違反なので、「封」と書くようにしましょう。小さな気遣いですが、ひとつひとつ丁寧に行うことがビジネスレターの基本です。

ビジネスレターのマナーを守って正しい三つ折りの方法を身に付けよう

ビジネスレターを三つ折りにする理由と方法、封入までに気を付けるビジネスマナーをご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。

ビジネスレターといえど、今まで気づかなかったマナーは確かに存在します。

メールの普及にともない、手紙をしたためる機会は減ってしまいましたが、だからこそビジネスレターを送る機会が与えられた場合には失敗したくはないものです。取引先との関係を良好にしていくためにも、綺麗な三つ折りを折る、などの小さな気遣いはしていくようにしましょう。

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2016年11月29日ビジネス