【家族同伴で楽しみたい！】社員旅行の税務処理は思ってる以上に大変！

2017年1月16日2020年4月8日家族同伴, 社員旅行

社員旅行費を福利厚生費として扱う為の税務条件

原則として福利厚生費として扱うには、日程が4泊5日以内である必要があります。海外への社員旅行の場合には、飛行機に乗って移動している時間を含まずに、この期間以内である必要があります。そして、会社の負担額が10万円以内である必要があるので、社員が多かったり長旅になる場合は、それだけ多く社員が負担する必要があります。

参加者数も税務条件に含まれる

社員全体の50%以上参加していなければ、社員旅行は福利厚生費として扱えません。家族同伴の場合であっても、家族は社員ではないので参加者数には含まれません。こういった条件があるからこそ、できる限り参加するように社員に促す必要があるのです。

社員旅行の家族同伴はどういう扱いに？

家族同伴の場合にかかる旅費に関しては、あくまでも会社とは無関係の人物の旅費になります。そのため、会社の税務に一切関与することは出来ません。家族同伴の場合は、その社員が負担すべき料金という扱いになります。

家族同伴の分を会社が負担する場合

会社側の負担額が10万円以内でなければ福利厚生費として扱えないので、家族の分を負担する場合にはこの金額を超えないように注意が必要です。社員の数によって変わるので、複数の家族同伴を許して会社が負担する場合には注意しましょう。

社員旅行における家族同伴の料金徴収

社員旅行に家族同伴で行く場合には、予め家族分の料金を徴収しておくことが大切です。会社の税務と混ざらないように、別に徴収しておかなくてはなりません。家族同伴を許可されていても、基本的に自分で負担しなければなりません。

旅行代理店を利用する社員旅行の場合

旅行代理店を利用して、社員旅行の家族同伴を許可する場合には、旅行代理店に連絡を取って、会社とは別に会計をしてもらわなくてはなりません。そうすることで、会社の税務に関わる事を防げます。高額を会社が負担するようになれば、その対象となる社員の給与として扱わなければならなくなります。そうなれば源泉徴収をする必要も出てくるので、注意が必要です。家族同伴が認められていても、詳しい規定は会社では設定していない場合も多く、その時にトラブルが発生しやすいです。税務調査が入った際に指摘されない為にも、税務の処理方法には注意が必要です。

社員旅行の家族同伴の場合は会社（税務）に負担をさせない！

社員旅行に家族同伴で行く場合は、全ての料金と責任を対象となる社員が持って、会社には一切の負担をかけないことが大切です。会社の規定でも、家族同伴の分を負担することは記載されていないことがほとんどです。間違えて福利厚生費として税務処理しないように、家族同伴に関する規定を定めておくことが大切です。