部署異動の挨拶メールと返信の書き方【例文あり】

2016年11月29日2020年3月31日挨拶, 部署異動

身近な人・身近ではない人への挨拶の仕方

部署異動する際は、準備や整理すべきことがたくさんあるかと思います。

そんな中でも「部署異動についての挨拶」は、なるべく早めに済ませておくべきです。まずは「誰に」「どのような形で」挨拶を行うべきなのかを整理します。優先順位を付けて、効率よく挨拶をしていきましょう。

直属の上司・同僚に対しては直接挨拶するべき

直属の上司や同僚に対しては、普段顔を合わせるだけに、直接挨拶するのがマナーです。

声をかけることができる距離にいるにもかかわらず、メールで異動の連絡が来たら「どうして？」と訝しがられてしまいます。

お礼の気持ちを伝えたい場合は、菓子折りを持っていくのもいいでしょう。また、顔なじみのお客様や、重要な得意先に対しても、顔を合わせて挨拶するべきです。

直接会えない方・関係の浅い方にはメールや電話で

どうしても会いに行くことが出来ない、もしくは「一応挨拶くらいはしておこうかな？」程度の関係であるならば、相手の都合を加味した上で、電話やメールで連絡を入れるといいでしょう。

その際、直接会うことが出来なかったことに対してのお詫びの言葉は必須です。

とはいえ、時間に余裕があるのであれば、できるだけ直接会ってご挨拶することをお勧めします。

部署異動の際に送る「挨拶メール」の例文

やむを得なく部署異動の挨拶をメールで送る際には、どのような内容のものにすると良いのでしょうか。

失礼のないように書くのはもちろん、担当替えなどの連絡すべき事項はしっかり伝え、不安を与えることのないような文面となるよう心がけましょう。

長々と書き連ねたメールは逆に迷惑となってしまうため、シンプルな内容であることがベストです。

また、連絡先が変わる場合は、その旨を記載しておくことを忘れずに。

例文：部署異動の時に送る挨拶メール

件名:人事異動による業務引き継ぎに関して

△△株式会社

〇〇様

日頃、弊社に対し格段のご哀願を賜り、

御礼申し上げます。

急なお話で大変恐縮ですが、この度○月○日付で、

社内で異動することとなりましたのでお知らせ致します。

つきましては下記の通り、

現在、後任担当者へ業務を引き継ぐことになり、手配を進めている最中でございます。

引き続き何卒よろしくお願い致します。

後任担当者：△△部〇〇課　××

メールアドレス：××××××××××××

TEL：00-0000-0000

〇〇は、△△部に〇年在籍しており、△△に従事しておりましたので、

今後の業務に関してご安心いただけるかと思います。

今後と〇〇をよろしくお願い申し上げます。

今度とも何卒ご指導・ご鞭撻の程、よろしくお願い致します。

部署異動の挨拶メールに対しての返信

部署異動のメールに、返信をする際はどうでしょうか。

お世話になっている方から「部署異動」のメールが届いた場合の、適切な返信方法は知っていますか？

言わずもがなですが、返信せず放っておく……というのは失礼にあたるので、簡単な文面でもよいので返信するように心がけましょう。

異動先での発展を祈る一言を入れておければベストですね。

例文：部署異動の挨拶メールに対しての返信①

【件名】ご連絡ありがとうございました。

株式会社△△

●●様

お世話になっております。

株式会社○○　■■でございます。

異動のご連絡ありがとうございました。

こちらこそ、これまでと同様、

ご愛顧いただきますよう、改めまして

お願い申し上げる次第です。

新しい部署におかれまして、

××様の益々のご発展を心よりお祈りいたしております。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

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株式会社○○

○○部

〒000-000

△△区○町1234-5

TEL：00-1234-5678

××××

例文：部署異動の挨拶メールに対しての返信②

件名：ご連絡ありがとうございました。

○○株式会社

○○部　○○様

平素より、大変お世話になっております。

○○株式会社の○○部・○○です。

異動のご連絡ありがとうございました。

こちらこそ、これまでと同様、

ご愛顧いただきますよう、改めまして

お願い申し上げる次第です。

新しい部署におかれまして、

○○様のますますのご発展を

お祈りいたしております。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

部署異動の挨拶をメールで送る際はシンプルに！返信も必ず行おう

部署異動の際に、まず忘れてはならないのが『必ず挨拶を行うこと』です。

業務や引継ぎ・整理することももちろん大切ですが、ビジネスマナーとしてを挨拶を行うことは欠かせません。

気持ちよく次の部署に移るため、不安の種は後回しにするのは控えるべきです。

上記の例文を参考に、部署異動する際のメールは簡潔に作成するように心掛けましょう。