返信メールの宛名の書き方と絶対知るべきポイント3つ

2018年1月30日2020年3月31日宛名, 返信

返信メールで宛名を省略してもいいのか？

メールのやり取りを続けて行なっていると、相手からのメールでは宛名を省略していたりする場合があります。

また何度も同じ相手とやり取りしていると、宛名を書くことがくどいのではと感じたりもします。そのため、返信メールで宛名を省略してしまおうかと考える人もいると思いますが、省略しても良いのでしょうか？

返信メールで宛名の省略は可能でしょうかなのでしょうか？返信メールの宛名の略についてみていきましょう。

相手がメールの宛名を省略しても返信では書く

メールはビジネス文書なので、相手が省略して書いてきても返信の書き方では相手の会社名、部署名、役職、名前を記入しましょう。ポイントとしてメール返信の宛先の有無は特に役職者の人は、気にする人が多かったりします。

返信メールでも署名形式は省かないのビジネスマナー

仕事のシーンでは、返信であっても必ず相手の方の会社名、部署、役職、そしてフルネームを書きましょう。敬語と同じくビジネスマナーのひとつと考えた方が良いのがポイントです。

もうひとつ、本文の最後には、返信の場合であっても必ず署名形式は省かないのが「ビジネスメール」の決まり事です。

どんば場合でもビジネスメールに則った宛名の書き方で

正式な宛名を書くのが返信メールの基本です。会社から出すメールに関しては、ビジネスメールに則った宛名の書き方のルールがあります。ポイントとしてたとえ相手の宛名の書き方がルールに沿っていなかったり、省略されていたりしても、返信メールでは、正式な宛名を書き方を知っておきましょう。

相手との距離感で、宛名の書き方も変わる場合もある

正式な宛名を書くのが返信メールの基本ですが、相手とコミュニケーションが円滑になってくると、例えば「（名前フルネーム）様」「（名字）様」のように、会社名を書かず名前だけにすることもできます。

そのポイントは相手との距離感や信頼関係によります。

ビジネスメール返信時の宛名の書き方ポイント

仕事でやり取りするメールには、ビジネスマナーにのっとったルールが存在するのがポイントです。

例え相手の宛名の書き方がルールから逸れていても、自分が出す返信メールでは、正式な宛名を書くように意識しておいてください。

ビジネスメール返信時の宛名のポイント①：会社名は正式名称を書く

メール返信時の宛名の書き方のポイントの一つ目は会社名は正式名称を書くです。

●株式会社は（株）とせずに「株式会社」と書く

●有限会社は（有）とせずに「有限会社」と書く

●アルファベット3文字や略称などの表記が一般的になっている企業でも、会社四季報や企業ホームページなどで調べてきちんと正式社名を書く

ビジネスメール返信時の宛名のポイント②：担当者様を省略しない

メール返信時の宛名の書き方のポイントの二つ目は担当者様を省略しないです。メールで会社名の後には、部署名と担当者名を入れます。返信メールの場合は、担当者の名前が記されている場合が多いと思いますが、その場合は、「担当者様」という表記は避け、しっかり相手の苗字を書きましょう。

ビジネスメール返信時の宛名のポイント③：書き方の例をおさえる

メール返信時の宛名の書き方のポイントの三つ目は宛名の書き方の例を押えるです。

これまで指摘したマナーを踏まえると、以下の様な宛名の書き方になります。

株式会社●●

■■部 ■■課

課長 ○○様

ビジネスメールの宛名はどんな書き方（内容）の返信でも省略しないのがポイント！

メールの返信でビジネスマナーを守った宛名の書き方とポイントを紹介しました。ビジネスメールは取引先やパートナーとの関係性によって、正しい書き方をしましょう。仕事のメールに返信する際の「宛名」について取り上げてみましたが、みなさんのビジネスマナーは大丈夫でしたか？

同じ人と何度もメールのやり取りをしていると、宛名ぐらい省略しても良いか…と思ってしまうかもしれませんが、基本的に宛名はどんな時でも省略せずに全て記載するようにしましょう。ビジネスメールではマナーが大切です。たかがビジネスメール、されどビジネスメールですよ。この機会に、きちんと返信の宛名の書き方マナー・ポイントをおさえておきましょう。