会社宛に送る荷物の宛名・発送の必須マナー

2017年6月29日2020年3月31日宛名, 荷物発送

宛名・伝票記入に関してのビジネスマナー

荷物を送る際には当然ながら受取先の宛名を書かなくてはいけません。受取人の名前を間違えないのは当然の事として、明記の方法にもマナーがあります。恥ずかしい思いをしないためにも、しっかりと覚えておきましょう。

会社名・部署名・受取人名を正確に書く

会社内の誰か相手に荷物を送る場合には、会社名・部署名・受取人名を正確に記載しなくてはいけません。

『○○株式会社　○○部○○科　○○様』

と、省略せずにしっかりと記載しましょう。個人にあてた荷物であれば「様」を使います。「御中」を使う場合は、会社宛・部署宛に荷物を送る場合になります。

元払い・代引などの記入間違いに注意！

多くの運送会社は、元払い用伝票・着払い用伝票・代引用の伝票などを使い分けています。元払いで送るべき荷物を着払い伝票で送ってしまうと、受け取る側に荷物が届いた際に配達の人から「○○円になります」と請求される事態となります。そういった事態にならない為にも、伝票の間違いにはくれぐれも注意が必要です。

発送に関してのビジネスマナー

続いては、発送のビジネスマナーについてです。会社宛に荷物を送る際には、受け取る側の気持ちを十分に考えた上で送る必要があります。商品は相手の手元に行き渡るまでに不備があったら、それは発送側に責任があります。傷がつかないように、しっかりとした梱包をして、送りましょう。

梱包には万全の準備をしよう

ダンボールで送る場合はもちろんの事、エクスプレスバッグや袋で送る場合でも、梱包は万全にして送りましょう。クッションの役割を果たす梱包材をしっかりと使用してください。ない場合は新聞紙などで代用しましょう。箱の中で商品ができるだけ動かないような配慮が必要です。精密機器などであれば、梱包には細心の注意を払いましょう。

送付状を添えることも忘ないようにしよう

手紙などとは違って、書類や小荷物を荷物を送るときについ忘れがちなのが「送付状」です。中身さえ届けばいいという安易な気持ちはいけません。送付状は受け取る側に対する礼儀であり、届いた荷物の内容確認をする大きな意味があります。よって、送付状には簡単な挨拶文のほかに、付物の内容を箇条書きで記しておきましょう。

発送完了のメールを送ること

会社宛に荷物を送ったらそれで終わりではありません。

お客様や得意先に「発送手続きを済ませました」のメールを忘れずに送りましょう。荷物の到着指定日時がある場合はそれも忘れずに明記します。その方が受け取る側としてはありがたいです。自社でもメールを共有する事で、二重発送などのミスを防ぐ事ができます。

会社宛に荷物を送る際のビジネスマナーは宛名を正確に・発送を丁寧に

会社宛に荷物を送る際の宛名とビジネスマナーに関しての事をご紹介しました。

荷物を送る際は受取人の手元に確実に届けなくてはいけません。受け取る側の気持ちをしっかりと考えて、ミスのないように手配しましょう。もちろん、宛名を間違えてしまったり、送る商品を間違えてしまったりには注意が必要です。きちんと確認した上で会社宛に荷物を送ることを心掛けましょう。