ビジネスメールの宛名の適切な書き方と例文【肩書き・役職】

2016年12月7日宛名

メールで宛名に肩書き・役職を書く時の注意点と例文とは?

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仕事上でのやりとりをする上での最も一般的なツールとして、ビジネスメールは浸透しています。ですので、宛名のマナー・ルールは重要になってきます。メールを送る相手の役職・肩書きを正確に理解し、正しい宛名でメールを送らなければいけません。

もう一度、ビジネスマナーとしてメールの宛名や、役職・肩書きの書き方について確認しましょう。

ビジネスメールで「肩書きor役職+様」は誤りなので注意!

メールのビジネスマナーで、もっとも多い間違いが、役職の後に「様」をつけてしまう事です。「○○会社 ○○課長様」のように、役職名に敬称の「様」をつけて書く人がいますが、ビジネスマナーとして間違っています。役職名にはどれも敬意が含まれており、役職名自体が敬称の意味を持っています。

つまり「役職+様」は、敬称に敬称をならべるのと同じことになり、かえって失礼な宛名の書き方になってしまうのです。ビジネスメールを作成する際の宛名では、役職や肩書きに「様」を付けないというルールを覚えておきましょう。

メールの宛名に役職を書く際のビジネスメール例文

それでは、具体的にビジネスマナーをおさえたメールの例文を見ておきましょう。

株式/有限会社 ○○

○○部 (宛名)

○○様(役職)

お世話になっております。○○の○○です。

新サービスのプロモーション資料をお送りいただき、ありがとうございました。

さっそく販促キャンペーンの検討をいたします。

まずは受け取りの確認とお礼まで。

==============================

○○(自分の名前)

株式会社 ○○ ○○部

〒○-○ 住所

電話 ○-○○‐○○○○ FAX ○-○○‐○○○○

==============================

このような例文を参考に作成するのが良いでしょう。

ビジネスメールにおける例外的な宛名の書き方とは?

基本的なビジネスマナーとして、宛名の書き方は「役職+宛名」で間違いありませんが、職種によっては慣例的に他の書き方をする場合があります。

社長や部長はもちろん、専務、係長、店長、主任、リーダーなど。挙げたらキリがないぐらいの役職名が存在します。メールに宛名を記載せずに送るのは失礼にもなりかねませんから、ビジネスマナーとして表現の仕方をしっかり覚えておきましょう。

特定の職業の人へメールを送る時は特殊な宛名「先生」を使う!

一般的に「先生」といっても、教師・講師・医師・弁護士・会計士・牧師・議員・作家など、教育関係者や特定の職業に就く人に対して様々な人に対して使用される敬称です。こういった場合のメールの宛名や役職は、「先生」に統一して「様」や「殿」を重ねて二重敬称にならないように注意しましょう。

メールを一斉送信する場合の宛名は「様」を付けずに「各位」で!

複数の関係者に一斉送信でメールや文書を書く際に「各位様」という表現を使うのは、ビジネスマナーとして間違いです。そもそも「各位」とは、「おのおのがた」=「皆様方」という意味です。各位に様をつけるということは皆様様と変な日本語になってしまいます。

そういった場合は割り切って「各位」としても差し支えありません。どうしても役職が気になるようなら、例えば「お取引先様 各位」と「様」を付けるのも良いでしょう。しかし、相手が同じ会社の社員宛で「社員様 各位」のような場合は「様」は省いた方が、正しいメールの宛名となります。

職場によって宛名の書き方ルールは異なる!

ここまでは、一般的なビジネスマナーとしてメールの宛名と役職の扱いを見てきましたが、注意したいのはビジネスマナーは日々変化している点です。自分の所属する会社がどのマナーを取り入れているか、知っておくと対応しやすくなります。

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「役職+様」を用いる特殊な社内ルールの例

それでは最後に、少し変わった社内ルールを採用しているケースについて、そのご意見を見ておきましょう。

■現在の会社のメール運用では、「~部長様」などと使う人間が多くなっていて、間違いとは分かっていても、自分だけ変えると取引先にとって逆に失礼な印象を与えるのではないかと心配になる。

■転職をして新しい会社に変わると、そこでは常に「○○課長様」とします。どうしても違和感がありますが、郷に入れば郷に従えの精神です。

こんな意見が実際にあるのです。もちろん、会社に入ればその会社のルールがありますので、自分だけそれを逸脱するのは良くありません。しかし、ビジネスマナーとしてどこへ行っても通用するメールの宛名や肩書き・役職の書き方は、しっかりと覚えておきましょう。

ビジネスメールの宛名に役職や肩書きを書く際は注意!例文を参考に正しいマナーを守ろう!

メールの宛名に役職を書く際のビジネスマナーと例文について、紹介してきましたが参考になりましたでしょうか?ビジネスメールが取引先との連絡の主要な手段として確立された現代では、社会人のビジネスマナーとして、メールにおける宛名の役職の正しい書き方を押さえておくのは大切。

その上で、自分の職場ではどのような書き方でメールのやり取りをしているのか確認して、臨機応変に対応するようにしましょう。また、社外へメールをする際の一般的な宛名や役職の書き方も覚えておきましょう。

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2016年12月7日ビジネス

Posted by BiZPARK