ビジネスメールの宛名の書き方とケース別具体例

2016年11月25日宛名

メールの宛名の書き方における注意点は?

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メールの宛名書き方で気をつけるべきポイントをまず理解しましょう。具体的な宛名を書き方をみる前に、以下の点を覚えておき、宛名を書く際に書き方を思い出しましょう。基本はマナーを考慮して相手に不快な思いをさせないことです。

宛名は略さず正式名称で書く

メールの宛名の書き方では略さず、正式名称で書きましょう。例えば、株式会社や有限会社、アルファベット3文字や略称などの表記が一般的になっている企業でも、ウェブサイトや会社四季報などで調べてきちんと正式社名を書きましょう。

担当者名がわからない場合は「○○ご担当様」と書く

相手先の担当者の部署、役職、氏名がわかる場合は冒頭に明記します。わからない場合には、「XXご担当様」と書きます。宛名は会社名、部署名などの、区切りのよいところで改行しましょう。

宛名の表記ミス

メールの宛名を記載する上で一番気をつけたい点は、表記間違いです。名前はもちろんですが、社名や役職なども変わっている場合もあるので、注意が必要です。

ビジネスメールの宛名の具体例

メールの宛名の書き方で気を付けるポイントは参考になりましたでしょうか。ビジネスメールは、プライベートなメールと違い、宛名の部分に企業名や部署を記載します。そのため、書き方が少し複雑になります。迷ったときの参考に、いくつか具体例を見ていきましょう。

宛名の基本形

基本的に会社名、部署、役職、名前は省略せず宛名に記入します。。

例えば、株式会社ABC、人事部、採用課、部長XXX様に送信する場合は

株式会社ABC

人事部、採用課

部長 XXX様

という書き方になります。

宛先が複数ある場合

宛先が複数会社の場合は、所属会社毎に名前を列記しましょう。この場合、会社名は関係性が上の会社(親会社)を先に書きます。

株式会社XXXX

XXX様、XX様

YY有限会社

YYY様、YY様

社内メール・英語メールでの宛名の書き方

メールの宛名の基本形は押えたと思います。メール送信には、様々なパターンがあります。今度は、上司にメールを送る場合や、英語の宛名などの宛名についての書き方を取り上げます。

社内の上司へメールを送る場合

社内の場合、直属の上司か、他の部署の上司かで宛名の書き方は異なります。

■直属の上司の場合

「部長殿」「XX部長」「XX部長殿」

■ 他部署の部長の場合

「販売部長」とか「販売部長殿」のような書き方が一般的です。

英語でメールを送る場合

順番は以下の通りです。

担当者個人名>部署・役職名>会社名(組織名)

部署・役職名を宛名にする場合の宛名の例

・Dear Sales Manager 営業部長様

・Dear Executive Directors 専務取締役方

・Dear Director of HR 人事部長様

・Dear Customer Service カスタマーサービス様

「Dear」を省略して宛名にする場合も多いようです。

表記ミスはNG!例を参考にメールの宛名の正しい書き方を確認

メールの宛名の書き方は、社会人としてビジネスメールを送る際に最も気をつけたいポイントです。企業へメールを送る場合、宛名には会社名や部署、複数担当者名など、様々な情報を記さなければならない場合があります。様々なパターンの宛名の書き方を覚えておきましょう。

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2016年11月25日ビジネス

Posted by BiZPARK