宛名をつける文書を社長に出すときのマナー

宛名

社長に送る宛名の書き方としてまずは会社名を正しく記載

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それでは文書の宛名実際に考えていきましょう。取引先の会社などに文書を作成する際の宛名について、当然ですがまずは社名を書きます。この文書の社名については、細心の注意を払いましょう。普段は略称で呼んでいる場合は、前株か後株かというところが曖昧になっていることもあります。先方からもらった名刺がある場合には、そこから正式名称を確認することが大事です。

宛名作成時の基本形は「役職+指名+様」

ポイントとなるのがここです。社名を書いた後に改行をして、「役職+氏名+様」という順番で書いていきましょう。これが基本の形とになります。つまり、○○株式会社の代表取締役社長が△△という方だった場合は、以下のようになります。○○株式会社代表取締役社長 △△ 様対外的な文書でも、社内の業務連絡でも、基本的にこの様式を守っていれば失礼にあたることはありません。社名を書くときと同様、間違いには注意しましょう。

宛名で使う「殿」という敬称は目上から目下の人へ使う

「殿」という表現は、ビジネス文書でもよく耳にする表現ですね。しかし多くの場合、目上の方に対する宛名として「殿」を使うのは失礼になってしまいます。社長や上司のように、相対的な立場が上となる人間が、部下などに対しての敬称に「殿」を用います。取引先はもちろん、自分の上司の宛名にも使用しないほうがよいでしょう。

社内で「殿」と統一されている場合はそれに従って問題ない

一般的に目上の方に使うには適切でないとされる「殿」ですが、社長に対する文書の宛名に使われることがあります。それは社内のルールで決められている場合です。社内文書のフォーマットが定められている企業の中には、宛名の敬称が「殿」に統一されている企業もあります。その場合は、自社に限定されてはいますが、社長に対して「殿」という敬称を用います。

社長様という表現はNGになる

宛名を書く上で、間違いが起こりやすいのは、以下のようなパターンです。「○○株式会社△△ 代表取締役社長様」丁寧な表現であるように思われますが、このように敬称である「様」の直前に役職を持ってきてしまうのは間違いです。本来であれば「様」はその方の氏名に対してかかっているもので、上記の宛名の例で考えると役職に対してかかっているように見えてしまいます。

社長などの役職名にはすでに敬意がこめられている

社長に対する社内での呼称について考えて見ましょう。多くの場合、「その方の名字+社長」か、あるいは「社長」という役職のみで呼んでいるかと思います。これは全く失礼なことではありません。なぜなら、社長に限らず部長や課長などの役職名にも、すでに敬意が含まれているためです。宛名の場合は役職名を先に書き、氏名が後にくるので、納まり良く敬意を示すために「様」を用いるのが通例ですので、呼称とは切り離して考えましょう。

社長に出す文書の宛名には「○○株式会社代表取締役社長 △△ 様」と記述しよう

今回は宛名についてフォーカスし、その一般的なマナーをご紹介しました。これは紙媒体の文書だけでなく、メールでのやりとりにおいても基本的には変わらず実践できることです。宛名に関しては、うっかりミスが許されないということから、文書を作成する上でもっとも重要な部分といっても過言ではありません。宛名が社長であればなおさらです。社長宛てに文書を送付する機会があれば、注意して宛名を作成しましょう。

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2016年11月29日ビジネス