昇格推薦状の効果的な書き方【例文あり】

2017年7月24日2022年8月30日

昇格推薦状の書き方のポイントは？

昇格推薦状は、優秀な部下の昇格を上長に推薦するための書類なので、正しい日本語で書かなければなりません。

優秀な成績を挙げている部下の存在を伝えて、昇格を承認してもらうためには、上司の立ち振る舞いが非常に重要です。間違った敬語や、誤字脱字が目立ってしまうなど書き方一つで、昇格推薦状の推薦文を見るまでもなく書き直しを要求されることもあります。

昇格推薦状は上層部に提出することを意識した書き方を

昇格推薦状の書き出しは、「今回は、営業部の○○の昇格を推薦したいと思います。」というようなカジュアルな文章は避けましょう。

「この度は、私の部下である営業部所属の○○の昇格の推薦をさせていただきます。」というように、提出先が上長や上層部であることを踏まえて書きましょう。

書き方一つで昇格推薦の該当者の印象も左右されます。上の文章はあくまでも例文ですので、より堅い文章で書いても構いません。この例文の後に部下を推薦する理由や根拠を書いていきましょう。

昇格を推薦する根拠をしっかり記す

昇格推薦状の書き方は、部下を推薦する理由、根拠を示すために実績を記していきますが、推薦する自分にも責任があることを覚えておきましょう。

推薦する理由が曖昧であったり、根拠となり得るだけの大きな成績を挙げていないのに推薦してしまうと、自分の部下を見る目を疑われたり、信用性を欠く結果に繋がります。

下記の例文を参考に、より推薦理由が伝わる内容を考えましょう。

昇格推薦状の例文

昇格推薦状の例文は次のとおりです。

という風に、例文のような書き方を心がけて、より詳細な情報を記載しましょう。例文の構成は変えても構いませんが、推薦状にあまりにも理由が多すぎると伝わりにくくなるので注意しましょう。

こんなケースに注意！

昇格推薦状を提出して承認されるには、本人と上長が面談をする必要があります。

昇格推薦状の客観的な内容と、面談の客観的な情報に相違があった場合、推薦状には虚偽の情報を記載したと思われるでしょう。もし、上司が推薦状に「昇格を望んでない」という意味の文面を入れてしまえば、上司と部下の間で言いたいことが異なるという認識を受けるのです。そうなると推薦状の意味がなくなってしまうので、事前に認識を合わせておくことは大切といえるでしょう。

提出前にある程度の打ち合わせをして相違を防ごう

昇格推薦状には、部下への印象を記載します。この際、部下が自分で気づいていない能力について、上司が書いてしまう可能性があります。そうなれば、上長と本人の面談において、昇格推薦状の内容に相違点があると勘違いされる可能性があるでしょう。推薦状でどういった書き方をするかを決めるためにも、事前の打ち合わせは大切なのです。

まとめ

昇格推薦状の基本的な書き方と注意点について紹介しました。例文は、あくまでも参考なので、そのままコピーして使わないように気を付けてください。自分が管理している部署から昇格者が出れば、それだけ社員を育てたとして良い評価を得られます。昇格者が出るチャンスを逃さないためには、読みやすく分かりやすい推薦状を書くことが大切となるでしょう。

この際、虚偽の申告をしてしまえば、自分と部下の評価が一気に落ちてしまいます。あくまでも本当に推薦したい部下がいる場合にだけ、魅力的な推薦状を作成してください。

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