上司から送られてきたメールに返事をする際のルール

上司, 返信

基本的なメールのルールについて

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ルールや常識というのは、会社によって若干の違いはあるものの、基本的には共通の事項が多いです。まずは、基本的なメールのルールを抑えておきましょう。

メールタイトルについての注意点

タイトル(件名)について、返信の場合は送られてきたメールに対して返信操作をすると、自動的に件名の頭に「Re:」が入力されますので、基本的にはこの状態で返信して問題ありません。ただ、相手が複数に送っているメールの場合、末尾に自分の名前を入れておくと親切でしょう。

また、本文は一行の文字数を全角35~40字以内に納め、読みやすくなるように改行をうまく使います。

CCやBCCの使い分け

メールの宛先にはTO以外にCCやBCCがあるのをご存知ですか?ビジネスにおいて、この使い分けは意外と重要です。

TOは対象となる人物、CCは参考までに送る人、BCCは送信先を隠す場合に使用します。

送られてきたメールに対する返信の場合、基本的には送られて宛先と同じ状態で返信するのがルールですが、個人情報を送る場合など、内容によってはCCやBCCを操作する必要がありますので、臨機応変に対応しましょう。

上司からのメールに返事を送る前に確認すべきこと

上司から来たメールに返事を送る際、注意すべきポイントがいくつかあります。何も考えずに返信すると思わぬ間違いや勘違いをしてしまう可能性がありますので、注意が必要です。考え込む必要はありませんが、一度メールの内容を咀嚼し、どう対応すべきかを考えるようにしましょう。

直接口頭で伝えた方がいい場合もある

例えば、上司の依頼に対して何の問題もなく依頼内容を十分に理解し、指定された納期までに対応可能であれば「承知しました。」ということを伝えればいいでしょう。

しかし、メールの内容だけで100%理解することは、ほぼ不可能に近いでしょう。必ず何らかの疑問点が生まれるはず。恐らく、上司も質問してくることを想定している可能性が高いです。その際、確認事項をメールで羅列して送るのは褒められた行為ではありません。上司が不在の場合は仕方ありませんが、できれば直接足を運び、口頭で確認を取る方が印象は良いですし、時間も短縮できます。

返事に時間を要する際はまず「メールをみた」という旨だけで返信をするべき

メールの内容によっては、他の人に状況を確認したり、調整したりする必要がありますよね。その場合は、回答するまで時間を要し、その日のうちに返事できなということもあるでしょう。

このようなときは、とりあえずメールは見たということだけでも返事をするようにします。これは社内のコミュニケーションにおいて非常に重要なルールです。

「○○の件について承知致しました。現状を確認し次第、改めてご連絡いたします」など、可能であれば具体的な期限も入れて返信することを意識しておきましょう。

上司からのメールに返事をする際に注意すべき言葉遣い

上司にメールする際に気をつける事項についてお教えします。当たり前のように使っていた方法や言葉が間違っている場合もありますので、「私は大丈夫」と思わず、今一度自分のメールを見直してみてください。今から直せばまだ間に合います!

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上司の役職名に「さん」や「様」は不要

上司にメールで返事をする際、本文の冒頭に「○○部長」や「△△課長」のように宛名を入れると思いますが、「部長」や「課長」など役職名にはそれだけで敬称の役割があるため、「部長さん」や「課長さん」などと「さん」を付ける必要はありません。

より丁寧にという考えから付ける人もいますが、二重敬称となるため、かえって失礼に当たります。

各場面における適切な言葉遣い例

分かっているようで分かっていないのが、丁寧な言葉遣いです。それは、メールでも話し言葉でも同じと考えてください。

メールだからといって、ついタメ口になったり、おかしな敬語になったりしていませんか?適切な言葉遣いでルールを守ったメールを送るようにしましょう。

最低でも

・依頼する時は「おそれいりますが~をお願いできますか」「~をしていただけませんか」

・同意する時は「はい、かしこまりました」「承知いたしました」

・ことわる時は「いたしかねます」「わかりかねます」

・謝罪する時は「申しわけございません」

・礼を述べる時「ありがとうございます」「おそれいります」

このポイントは必ず押さえるようにしましょう。

上司からのメールに返事をする際は基本的なルールと言葉遣いを守ろう!!

上司からのメールに対する返事のルールについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。上司だからと特別なルールがあるわけではなく、基本的なメールのマナーを心得ておけば問題はないでしょう。

上司からきたメールだからと気負うと、焦ってしまって変なミスをしてしまった、メールの趣旨をきちんと理解していなかった、という事態を招いてしまう恐れがあります。ルールに縛られすぎず、落ち着いて対処するスキルも必要ですよ。

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2016年11月29日ビジネス