上司へ休日に連絡する際のマナーと取次ぎのお願い例

上司, 休日

上司へ休日に電話をかける時のマナー

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基本的な電話応対のマナーは、社会人として最初に覚えるビジネスマナーです。とはいえ、それは社外的な対応であって、休日に上司へ電話をかける時は社内相手だしどうすればいいのか、曖昧な判断になってしまう人も多いでしょう。そこで、休日に上司へ電話をかける時は、どんな点に注意すればいいのか確認しておきましょう。

上司は休日の電話も仕事の内と考えている

どうしても上司が休みの日に電話をかけなければならない案件が発生したら、迷わず上司に連絡を取りましょう。部下や現場からの電話の場合には、自分が休みの日でも電話を取れる状態にはしておくのはやむを得ない、と考えている上司が多いので問題ありません。むしろ、休日だからと電話をしない方がマナー違反になります。

休日の早朝は電話をしないのがマナー

いくら仕事とはいえ、よほど緊急でなければ休日の朝早い電話は避けるのがマナーです。自宅か携帯かに関わらず、ご家族もいる訳ですから、休日の早朝は迷惑になります。

上司への電話は夜8時頃をメドにしよう

休日に上司へ電話をする際は、基本的には遅くとも夜8時頃までに済ませましょう。夜遅くの電話だと、例えば就寝していたり生活サイクルの邪魔をして迷惑になります。ただし、今すぐに判断をあおがなければいけないような緊急度が高い場合は別です。夜遅い時間であっても、連絡しないほうが非常識になることもあります。

ただし、いくら緊急でも夜12時を超えるようなら、電話ではなくメールにするなど、配慮が必要かもしれません。

上司が電話に出ないときは

休日ですから、急ぎの要件で上司に電話を入れても、出ない場合もあるでしょう。出ないときは、留守電にメッセージを残す、メールで要件を送っておくなど、できる対応をしましょう。出ないからといって、何度も何度も電話をかけるのは迷惑になるので、避けましょう。

休日に電話をして上司ではなく家族が出た場合

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休日に上司に電話をかけても、場合によっては繋がらないといったケースがあります。そのとき、留守番電話に切り替わればメッセージを残すだけで済みますが、家族の人が出たら、ひとまず上司への取次ぎをお願いしなければなりません。そこでの対応方法として、社会人として最低限のマナーを心得ておきましょう。

取次ぎをお願いする際の電話マナー

上司に取次ぎをお願いする際の電話マナーとしては

「お休みのところ恐れ入りますが、○○(役職)にお取り次ぎいただけますでしょうか。」

と、丁寧な口調でお願いしましょう。緊急の連絡とはいえ、まずは時間外に自宅に電話をかけた点に恐縮していると、言葉で伝えるのが大事です。上司の家族に対しては、上司も家族も立てる表現を用いるのがマナーです。

「すみませんが、○○(役職)はおりますでしょうか。」

といった社内的な表現は使わないようにしましょう。

電話口で上司が戻る時間を聞く際のマナー

もし、休日に電話をしたときに上司が不在で、電話口で上司がいつ戻るのか時間を聞きたいときの質問の仕方として

「何時ごろ、おもどりになりますでしょうか。」

と聞くようにしましょう。良く「何時ごろおもどりになられますでしょうか。」と使う人がいますが、「おもどりになられる」は、間違えて使われるケースが多い二重敬語になるからです。

上司からコールバックが欲しい際の電話マナー

上司が不在で、なおかつ急ぎの用件があるときに伝言を残したいとなった際の頼み方についてです。

「急ぎの用でお話ししたい件がございますので、お電話くださいますようお伝えいただけますか。」

と伝えましょう。決して、「急いでいるので、できるだけ早く電話してほしいと伝えてくれませんか。」というような話し方をするのは避けましょう。伝言を受けてくれている電話口の人、そして話をしたい相手方の人にも敬意の気持ちを持っていないように聞こえるからです。

上司へ休日に電話をする際は家族への配慮を忘れないのがマナー

上司への電話を休日にする際のポイントとビジネスマナーについて見てきました。上司への休日の電話をかけるときは、上司の家族に電話をする可能性もあると考えて、相手の立場に立った行動を意識しましょう。また、早朝や夜遅い時間はさけるなど、社会人のマナーは守ってください。

また、休日のため電話に出ない場合もあるはず。出ないときは何度もかけず、メールを送るなど臨機応変に対応しましょう。社内の用事だからと大雑把な対応はせずに、常に相手への敬意と配慮を忘れないようにするのがマナーです。

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2016年11月29日ビジネス