不参加メールの文例3選｜送別会を欠席する際の注意点・正しい対応方法をご紹介

2017年8月9日2020年3月31日欠席, 飲み会

送別会を欠席する際の注意点とは

送別会には基本的に出席するのが原則であり、社会人としてのマナーといえます。その前提の上で、やむを得ない理由により欠席しなければならない場合の対処法と注意点をここでは紹介します。

欠席の相談は必ず幹事へ行う

送別会を欠席する際に、まず最初にやるべきことは、幹事への連絡です。日程調整をしても送別会の出席が不可能であると判明した段階で、すぐ幹事に理由と合わせて欠席の相談をしてください。

送別会の幹事が、中々顔を合わさない人であれば社内メールを利用しても構いませんが、欠席しなければいけない理由はきちんと伝えるべきでありマナーです。欠席の理由も書かずに欠席連絡のメールを送るとあなたの印象が悪くなります。1番ベストであるのは、幹事役の人のところに出向き、欠席をする旨とその理由を直接伝えることだといえます。

当事者へ事前の挨拶をしっかりと行う

幹事へ欠席の旨を伝えたら、続いては送別会の主役である当事者への挨拶を行いましょう。当事者へも、幹事に伝えたときと同様で、送別会への欠席の理由を伝えましょう。

本来は参加すべき送別会にやむを得ず欠席するわけなのですから、参加できなくて申し訳ないという気持ちを直接伝えましょう。

この場合も幹事のときと同じで、基本的にはメールではなく口頭で伝えてください。直接伝えることで、不参加に対するお詫びの気持ちが伝わりやすくなります。

送別会の当日にも当事者へお詫びの挨拶をする

送別会が行われる前に欠席の旨とお詫びを伝えているとはいえ、送別会の当日にもう一度、改めて申し訳ないという気持ちを伝えるようにしましょう。もし、送別会当日が当事者と会う最後になるなら、気持ちを込めて、断りのお詫びと感謝を伝えるべきです。

送別会を欠席するということで主役に対して気まずい気持ちがあるかもしれませんが、このように誠意を尽くした対応をすれば、わだかまりが残ることもないでしょう。

送別会を欠席する際の不参加メール【文例】

それではどうしても送別会へ出席できず、送別会を欠席する場合に、当事者へ送るメールの文例をご紹介します。大事なのは、不参加に対するお詫びと、今までお世話になったお礼をあなたなりの言葉で伝えることです。状況や送別の理由に応じて下記に紹介する文例を使い分けると良いでしょう。

ただし、紹介する文例はあくまで文例としてとどめておいてくださいね。

文例① 定年退職の場合

本日はやむを得ない事情により、送別会にどうしても欠席せざるをえなくなりました。 本当に申し訳ありません。 □□さんには仕事のことだけでなく、人間的にも様々なことを教えていただきました。 いままで、本当にありがとうございました。どうか、いつまでもお元気で。

文例② 社内異動の場合

先日もお伝えさせていただきましたが、本日の送別会にどうしても出席することができず、誠に申し訳ありません。 □□さんには、自分が新入社員としてこちらの会社に入ったときから本当にお世話になりました。 送別会に参加できずとても心苦しい限りです。 異動になられても、同じ社内ですし、また何かのプロジェクトでご一緒することもあるかと思います。 これからも、どうぞよろしくお願いします。

文例③ 寿退社の場合

本日、家庭の事情により送別会に参加できず、本当にごめんなさい。 しかし退社まで、まだ時間がありますし、その間にランチなどぜひご一緒させてください。 ○○さんが退社されるのは非常に寂しいですが、何よりおめでたいことですし、最後も笑顔でお送りさせてください。

送別会・お別れの会の欠席を書面で返信する際の文例をチェック

送別会・お別れの会が開催される場合、招待状などの書面を事前に受け取る場合もあります。

そういったときには、欠席だとわかり次第、すぐに返信をしましょう。

参加者の人数把握も大切ですので、できるだけ欠席を早く伝えるのも、招待された側として必要なマナーです。

書面で欠席の連絡をするときに使える文例

招待状などの場合は、「欠席」の欄に○などの印をつけて、余白にメッセージを書き謝辞を伝えるようにします。

そして、書き方については以下の文例を参考にしましょう。

また欠席の通知は、本人ではなく幹事宛てとなります。本人への送別や感謝の気持ちを伝えるようお願いすると、より良い欠席の連絡となるはずです。

急遽欠席しなければいけなくなった場合の正しい対応とは

送別会へ参加予定だったのに、当日になって急遽外せない用事ができたり、体調不良で行けなくなってしまうケースも少なからずあります。そんなときはどうやって送別会の欠席を伝えるのがいいのでしょうか。最後に急遽、送別会を欠席しなければいけなくなった際の、正しい対応法について確認しておきましょう。

すぐに電話で欠席を伝え、余裕があればお詫び状も送ろう

送別会が行われる前日や当日の急用で欠席をするときは、早急に電話連絡をして欠席する旨を伝えましょう。その際、必ず欠席理由やお詫びの言葉も添えるのを忘れずに。

また、数日前に急用ができて送別会を欠席することになった場合、電話連絡はもとより、余裕があれば送別会の当日までに届くようにお詫び状を送るのが正しい対応であり、マナーといえます。

送別会を欠席する際は文例を参考にお詫びの気持ちを伝えよう

送別会を欠席する際の注意点と、不参加メールの例文を紹介してきました。お詫びの仕方についてなど、参考となりましでしょうか？送別会を欠席する際の連絡は、「参加したかった」という気持ちをしっかりと伝えること、出席できないことに対してのお詫びをするのが1番大切です。

それと同時に、本来であれば送別会で伝えたかった相手への感謝の気持ちや、応援の気持ちも盛り込むのが良いでしょう。文例や注意点を参考に、欠席のお詫びだけでなく感謝やエールを、相手へきちんと伝わるようにしてくださいね。