送別会を欠席する際のマナーと不参加メールの文例

2016年11月29日2020年3月31日飲み会

送別会を欠席する際のマナー①：幹事への対応

まず、送別会には「基本的に出席するのが大原則」。その前提の上で、やむを得ない理由により欠席しなければならない場合の対処法とマナーをお伝えします。

まず最初にすべきことは、幹事への対応です。日程調整をしても送別会の出席が不可能であると判明した段階で、まず幹事に理由とともに欠席の相談をしましょう。

中々顔を合わさない人であれば社内メールを利用しても構いませんが、理由はきちんと伝えるべき。理由も書かずに欠席連絡のメールを送るのは印象が悪くなります。幹事役の人のところに出向き、欠席の意向と理由を直接伝えるのが、正しいビジネスマナーです。

主役に送る記念品代を負担する

幹事に送別会を欠席したい旨と理由を伝える際、気にするべきなのが「主役に贈る記念品代の負担」です。幹事に問い合わせ、必要な金額を負担しましょう。送別会は不参加になるので、当日の飲食代を負担する必要はありませんが、会で主役に贈る記念品代は、負担するべきです。

お世話になった人への記念品代だけではなく、色紙などメッセージを渡すのであれば、送別会に欠席してしまう分、取りまとめを買って出るのもいいでしょう。不参加者が手伝えることといえば、プレゼントや色紙を用意することぐらいなので、ここは積極的に動くことをおすすめします。

送別会を欠席する際のマナー②：当事者への事前の挨拶

次に送別会の主役である当事者への対応マナーについてお伝えします。送別会の欠席が決まり、幹事にそれを伝えたあと、当事者へも欠席の旨と理由を伝えましょう。

本来は参加すべき会にやむを得ず欠席するのですから、申し訳ない気持ちを直接伝えましょう。この場合も、基本的には口頭で伝えましょう。直接伝えることで、不参加に対するお詫びの気持ちが伝わりやすくなります。

送別会の当日にもお詫びの挨拶を

さらに、当日。送別会の前にもう一度、申し訳ないという気持ちを伝えるようにしましょう。もし、送別会当日が当事者と会う最後になるなら、気持ちを込めて、断りのお詫びと感謝を伝えるべきです。送別会を欠席するということで主役に対して気まずい気持ちがあるかもしれませんが、このように誠意を尽くした対応をすれば、わだかまりが残ることもないでしょう。

では、送別会を欠席する際に当事者へ送るメールの文例をご紹介しますので、参考にしてみてください。

送別会を欠席する際の不参加メール【文例】

では、送別会を欠席する場合に、当事者へ送るメールの文例をご紹介します。不参加に対するお詫びと今までお世話になったお礼をあなたなりの言葉で伝えましょう。状況や送別の理由に応じてメールの文面を使い分けてください。

◆送別会を欠席する場合のメール文例◆

【メール文例①定年退職の場合】

やむを得ない事情により、本日の送別会にどうしても欠席せざるをえなくなりました。

本当に申し訳ありません。

□□さんには仕事のことだけでなく、人間的にも様々なことを教えていただきました。

本当にありがとうございました。どうか、いつまでもお元気で。

【メール文例②社内異動の場合】

先日もお伝えさせていただきましたが、今日の送別会に出席できず大変申し訳ありません。

□□さんには、新人時代から本当にお世話になりました。

送別会に参加できず心苦しい限りです。

異動になられても、同じ社内ですし、またご一緒することもあるかと思います。

これからもどうぞよろしくお願いします。

【メール文例③寿退社の場合】

本日の送別会には参加できず、本当にごめんなさい。

でも退社まで、まだ時間がありますし、その間にランチなどご一緒させてください。

○○さんが退社されるのは寂しいですが、何よりおめでたいことですし、最後も笑顔でお送りしますね。

送別会を欠席する際は事前のお詫びが重要！断りメールも心を込めて

送別会を欠席する際は、幹事や当事者へ事前に不参加の理由とお詫びの気持ちをきちんと伝えておくのがマナーです。送別会は参加が鉄則ではありますが、やむを得ない理由がある場合は、このように誠実な対応を心がけることで、気まずくなることはないでしょう。

メールで断りの理由やお詫びを伝える場合は、気持ちを込めて、あなたなりの言葉で伝えることができれば問題ありません。文例はあくまで参考程度にとどめて、一番気持ちが伝わるメールを考えてみましょう。