年末調整の案内文を社内に送る際のポイントと文例

年末調整の書類に、不備が合った場合などは非常に面倒ですよね。そういった状況を防ぐためには、どうしたらよいのでしょうか？

見本の添付で不備を防げる

書類の不備を少しでも減らしたいと思うなら、書類の記入が必要な箇所を分かりやすいように示したものや、書き方の見本を付けると良いでしょう。

もし見本を作る場合は、扶養家族がいて保険にも入っていて、家も持っていて、火災保険や地震保険にも入っていて…という、全てにおいて記入が必要な人を想定して作ると、質問をされて時間が取られるということも少なくなるはずです。

また、見本を1枚作って保存しておけば、その後の年末調整でも使い回しが利くので、年末調整のバタバタする時期が来る前に作っておくと良いでしょう。

チェックリストを利用してミスを防ごう

またネット上には年末調整の担当者向けのチェックリストもあります。これは、受け取った書類をチェックして回収漏れを防ぐというものです。年末調整の時期はバタバタしているので小さなミスが出てくる可能性もあります。

チェックリストを使用することで二度手間を防ぎ、効率よく仕事を進めることができますよ。年末調整の処理はまだ慣れていないという人はぜひ使ってみてください。年末調整を出す際には数回確認をして、ミスがないようにしましょう。

まとめ

イチから掲示板などに掲載する文章を作るのは、手間がかかります。その際に利用すると便利なのが、インターネットなどの文例テンプレート集です。

最近は専門のサイトから無料でダウンロードできますし、「ご自由に内容を変更して文章を利用して下さい」と書かれているものも多いですよ。年末調整の時期が来たら社内案内文でお知らせをして、確実に回収していきましょう。