担当者変更、引継ぎ挨拶メール作成のポイントと例文

2018年10月19日2022年5月18日引き継ぎ

人事異動／転勤／退職／産休etc. こうした理由で仕事の担当者が変更になること、ありますよね。担当変更後もスムーズに仕事できるように、取引先にしっかりと挨拶することが大切です。

今回は、①前任者から担当者変更をお知らせする場合、②新しい担当が引き継ぎの挨拶をする場合、2つのパターン別でメールを送る際の注意事項や例文をご紹介します。

前任者から担当者変更をお知らせする場合

メールに記載すべき内容は？

担当者が変更になった場合、基本的にはまず前任者が取引先に対して、担当者が変更する旨を連絡するのがマナー。新しい担当者が業務をする前に、必ずメールを送りましょう。

メールに必ず盛り込んでおきたいポイントは、「いつ」担当が変更するのか、新しい担当者は「誰に」なるかといった情報です。なぜ担当者が変わるのか、人事異動や転勤、退職など簡潔に理由を書くのもポイントです。

慣れ親しんだ担当が変わるのは、取引先にとって不安なこと。その不安を取り除き、今後も変わらず安心して取引できるようなメールを目指してください。

お礼の気持ちを伝えよう

新しい担当者の基本的な情報に加えて、これまでお世話になった相手に対して、しっかりとお礼の気持ちを伝えることも大切です。最後まで気持ちのよい取引相手だったと感じてもらえるような文章を心がけましょう。

例文①

前任者が担当者変更をメールでお知らせする場合の例文をご紹介します。

新しい担当から引き継ぎの挨拶をする場合

新しい担当者が取引先に挨拶する場合は、なるべく前任者が取引先にメールを送った後に、メールを送るといいでしょう。いきなり知らない人からメールが送られてきると、先方も驚いてしまいます。前任者に確認してから、取引先へメールするようにしましょう。

メールに記載すべき内容は？

新しい担当者が取引先へ送る場合は、いつから担当者が変わるかを改めて記載しましょう。また、自分がこれまで関わってきた業務などに触れて自己紹介することも大切です。自分がどのような人間なのか相手に理解してもらうことで、お互いにコミュニケーションしやすくなるはずです。

担当者が変更した場合、メールの挨拶だけでは済まさない

前任者から引き継いで業務を始める際は、メールでの挨拶だけで済ませるのではなく、直接挨拶に行くことも大切です。どうしても伺うことができない遠方の相手や来訪を断っている相手などを除き、前任者と一緒に、取引先まで担当変更の挨拶に行くことをおすすめします。直接顔を合わせると、それだけで相手は安心感を抱くはず。業務をしっかり引き継いでいるという印象も受けるでしょう。

例文②

新しい担当が引き継ぎの挨拶をする場合の例文をご紹介します

担当者変更が頻繁に起こる場合は……

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