宛先・件名などビジネスメールの書き方の基本【新社会人向け】

2016年11月29日2020年3月31日宛先, 新社会人

ビジネスメールとは仕事上での手段なので分かりやすくまとめる

友達や家族へ送るメールとは大きく違います。伝えたい要件を簡潔にわかりやすく、かつ丁寧に文章にまとめる必要があります。読む人に必要な要件を見やすくするのが大切なのです。

送信する前に挨拶をビジネスメールにつけるとよい

日頃の挨拶やお礼をしたい場合で直接会えない時には、電話か手紙で伝え、その際には季節の挨拶をつけると良いでしょう。

あくまでビジネスメールとはビジネス上で要件をわかりやすく伝える手段、そして記録として残しておける手段として用いるものだと考えましょう。

ビジネスメールとは件名で要件を伝え本文に詳細を入れるもの

そのビジネスの中では、様々な会社や人とメールをします。送る相手も複数の人からメールがきているわけです。件名とはどのような要件なのかをわかるようにする事がとても重要です。

【○○の件について】【○月×日○○の報告】など、送信された件名とは、見て急ぎの内容なのか、相手が即座に判断する事がでるものにしましょう。

本文に詳細を入れる際のポイントとは

・本文の最初は名刺に沿った正式な会社名、部署名、氏名を入れましょう

・書き出しは『お世話になっております』など簡単な挨拶を一言添えましょう

・やりとりが初めて、もしくは日が空いている時は自分の会社名、部署名、氏名を名乗りましょう

・用件はいつ。どこで・誰と・何を・どのように・いくらでをわかりやすく簡潔に丁寧にまとめましょう

・最後はよろしくお願いしますと簡単な挨拶を添えましょう

・自分への返信アドレスと急用時の連絡先を入れましょう

ビジネスメールを送信する前に相手への敬意を忘れないようにする

ビジネスメールとは上記のことが基本となります。気を付けて作成してください。

本文は簡潔でわかりやすい事に加えて、送信前は読み返して相手への敬意も忘れないようにしましょう。

ビジネスメールとは送信する際『Ｔｏ・ＣＣＢ・ＣＣ』を必ず使い分ける

Ｔo→必ず知らせなければいけない人です。Ｔｏとは入れたメンバーは送った人全員が誰に送信されているのか共有する事ができます。

ＣＣ→参考までに送信で知らせたい人です。

ＢＣＣ→参考までに知らせたい人でなおかつ送った相手に他に誰に送信されているのかわからないようになっています。

ビジネスメールとは細部にまで送信する前に注意したメール

ビジネスメールを送信する際は宛先・返信・転送などの細部にまで注意しましょう。

複数の人、特に外部の人に送信するときはＢＣＣの方が良いです。

ビジネスメールでの返信はＲｅをつけたまま送信する

返信の際は件名にＲｅがつきます。わかりやすくＲｅと件名はそのままにし、Ｒｅの数を一つに、そして返信内容をその前に付けたしましょう。返信内容が確定できない時はその旨を記載し、いつまでに返事が出来るのかを知らせて返信しましょう。

ビジネスメールとは読み手を一番に考えたメールになっているか確認して送信する

ビジネスメールとは大切なルールや基本がたくさんあります。送信する相手が一番読みやすくわかりやすいメールを作るという事です。

ビジネスメールとは忙しい仕事の中でどうしたらわかりやすいメールになるのか、迷惑をかけないのか、まずはそれを考えてビジネスメールを作って送信すると良いかもしれません。