会社を病欠する場合の適切な連絡方法【メール・電話】

2016年11月29日2022年6月10日コミュニケーション

病欠の際はメールではなく電話で連絡を

病欠の報告を会社あるいは上司にする際は、必ずメールではなくて電話で連絡をするようにしましょう。会社が特に「メールでするように」と指示していない場合は、基本的には電話で病欠の報告をすべきです。

会社の電話にするべきか、上司の携帯に連絡すべきかは、その会社によりけりです。会社の方針などもあるので、自分が適切だと思う方に電話連絡を入れましょう。

メールはあくまでも「報告」なので、電話で「連絡」あるいは「相談」の方が望ましい

病欠する場合の適切な会社への連絡方法として、まずは、電話を掛け自分の声で、体調不良をしっかりと伝えるのがマナーです。

当然、企業によってはメールだけの対応でいいという企業もありますので、そういったときは、その会社の規定に従順しましょう。

電話でも連絡がつかないもしくは、電話の後に、メールでしっかりと報告するように、優先順位をつけておいてください。

また、メールでは仮病だと思われるケースもありますので、そういった面を考えてもまずは、電話で会社に報告するのが無難です。

電話で病欠の連絡をしなければいけない理由

病欠の連絡はメールではなく電話の方が良いというのは、きちんとした理由があります。気持ちの問題というのはもちろんですが、それだけではありません。では、どうしてメールではなく電話で連絡をすべきなのかを確認していきましょう。

業務の引き継ぎ等の伝達がある為、電話の方が良い

社会人ですから、当然ながら病欠の報告をしてそれで終了ではありません。自分が会社を休む事によって生じる不具合があるかもしれません。誰かが病欠の分の仕事を補填しなければならないかもしれません。抱えている案件の進捗状況も報告しなければならないかもしれません。仕事によっては、クライアントに迷惑がかあかるかもしれません。

そうした伝達の事も考えたら、やはり一方通行にメールで報告をするのではなく、電話できちんと会社に連絡をする方が良いのです。

症状の確認や明日以降の事も含め、電話の方が望ましい

「病欠します」とメールで連絡をしただけでは、実際の症状はどうなのか？熱はどれぐらいか？咳は出るのか出ないのか？病院には行くのかどうか？明日以降の出勤状況はどうなりそうなのか？そうした事もメールだけでは分かりかねます。

そのため、それらの症状を含めて、やはり電話で連絡をする方が望ましいでしょう。声が出ないほどの重症でない限りは、メールではなく電話で連絡を入れましょう。その上で、明日以降の指示を仰ぎましょう。

病欠した後のフォローの連絡はメールの方が良い

病欠の連絡を朝に電話で入れたら、それで終わりではありません。例えば病院に行って診断を受けたら、その詳細はメールで報告を入れるべきでしょう。あるいは「明日は出勤できそうです、ご迷惑おかけしてすみません」などの一言があるとベストです。

上司は仕事中でしょうから、電話で仕事を中断させる事のないように、この場合はメールでの連絡にしましょう。あるいは病欠中の業務的な引き継ぎがあれば、それもメールで連絡しておきましょう。

事前に休む事が解っている場合はメールで連絡

病欠で当日になって急に休む場合は、当然ながら電話で連絡をするべきです。しかし、あらかじめ休む事が解っている場合はメールで事前にアナウンスをしましょう。通院の為に休む場合、有給消化、その他の私用などの場合がそれです。その際にはあらかじめ口頭で伝えた上で、メールにて再度の報告をしましょう。

それでは次に、メールで報告する際の注意点を挙げていきます。

件名に休む日付を入れる

メールで休みの連絡を入れる場合は、件名でその旨が解るようにしなければいけません。メールのマナーという面で見ても、件名で解るようにする方が相手にとって親切である事は言うまでもありません。

メールで送る際には、件名に以下のように記載しておきましょう。

■○月○日　休暇をいただきます

■○日～○日　の休暇連絡と業務引き継ぎ

■○/○(金)　勤怠報告(○○←名前)

のように、メールでは件名を見ただけで理解してもらえるようにしてあげる事が望ましいでしょう。メールのマナーは社会人の基本ですので、しっかりと覚えておきましょう。

ビジネスメールでは件名はわかりやすくが基本です

休みのメール連絡も立派なビジネス上のメールですので、メールの件名は、一目で内容が把握できるように書くことを心がけましょう。

なので、メールを送るときは件名に何月何日に休むのかを記入すると分かりやすくなりますし、また、例えば…

休んでいる際の仕事のフォローなどを記載して、メールには件名でそのことが分かるようにするとよいでしょう。

直前のメール連絡でも、メールの件名で予め対応策が分かっていれば仕事のフォローも楽になりますので、メールの件名にはそこまでの配慮をしておくようにしてください。

病欠の連絡をする場合はメールより電話また業務の引き継ぎも確実に

病欠する場合の適切な会社へのメール・電話の連絡方法をご紹介しましたが、参考になりましたでしょうか。体調管理も仕事のうちと言いますが、やはり体調は崩さない様に気をつけましょう。

それでも病欠してしまう時は、きちんとメールや電話などで連絡を入れ、上司の指示を仰ぐようにしてください。

社会人として、自分が出社できない場合でも、きちんと自分の責任を果たしましょう。

また、会社によってメールや電話連絡が異なる場合もあるため、メール連絡である場合は件名にきちんとその旨を記載し、その件名を見ただけで要件がわかるように送るのがマナーです。