社内メールの作成における基本的な書き出しの例文

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社内メールの基本的な書き出しは5W1Hが大事

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社内メールにおいて重要なポイントの確認です。「だれ宛に、何の要件で、どうして欲しくて、いつまでに回答が欲しいのか」がわかること。5W1Hが社内メールにおいて、一番求められるポイントです。まずはその内容を確認してから、どう書き出していったらいいのかを考えます。次に「宛先にはどのような上下関係が存在するのか」を確認します。

社内メールは上下関係を意識した書き出しが無難

社内メールにおいては、上司であろうが部下であろうが敬語を用いることが常識です。しかし、社内メールでは、向かう相手が上司である場合には、そこに更に目上の人間に対する言葉遣いを加えなくてはいけません。社内メールを送る部署と宛先(CC)の中に目上の人間がいる場合、または同じ役職でも親しくはない他部署の人間にメールを送る場合などはかしこまった書き出しを意識すると無難です。

通常社内メールのシチュエーション別の書き出し例文

以下、具体的なシチュエーションを決めての例文となります。例文を確認した後、それぞれのポイントを見てみましょう。

例文①:他部署の上司に送る場合

〇〇課 〇〇課長

お世話になっております。◇◇課の□◇です。お忙しい中失礼いたします。

表題の件、△△に関しての確認となります。

例文②:他部署の親しくない同役職に送る場合

〇〇課 〇〇さん

お疲れ様です。◇◇課の□◇です。

表題の件、△△に関しての確認となります。

社内メールの書き出しは相手に応じて「お疲れ様です」「お世話になっております」などを使い分ける

例文①は他部署の上司に送る場合の書き出しです。ポイントは「お世話になっております」を用いることです。一般的に言われる「お疲れ様です」は目上の人間に用いる言葉としては不適格となりますので、上司には違う言葉を選びましょう。かしこまった気持ちを込めたいところですが、社内メールですので「お忙しい中失礼いたします」程度に留め、早々に内容に入りましょう。例文②は他部署の同役職の人間に対してです。こちらは上司ではないので「お疲れ様です」を用い、シンプルに要件に入りましょう。

社内メールのCCを使った書き出しの例文

ここでは、CCを使った社内メールの書き出しの例文をみていきます。

例文)他部署の同役職(CC:上司)に送る場合

〇〇課 〇〇さん

(CC:〇〇課長)

お世話になっております。◇◇課の□◇です。お忙しい中失礼いたします。

表題の件、△△に関しての確認となります。

以上が書き出しの例文となります。注意事項としては、本文の宛名に必ずCC先を明記することです。送信先欄にCCがあっても、本文に記載がないことで認識漏れを起こす可能性がありますので、「伝えたい内容は本文を見ることで全て確認できること」を念頭に文章を作成しましょう。

CC付き社内メールの書き出しはかしこまってもよい

社内メールには、「宛先は他部署の同役職の人間だが、CCに上司を含む」などといったシチュエーションが考えられます。その場合には基本的に「役職の高い人間目線での書き出しを意識」してください。メールを受け取る人間も、CC欄にて上司の存在を認識しますので、例文のように書き出しがかしこまっていてもおかしくはないのです。

社内メールは例文を参考に5W1Hを意識し相手や上下関係に気を付けて書き出しを作成すると良い

社内メールの書き出しには一定のルールのようなものが存在しますが、基本的なポイントを例文を通して確認することでクリアはできます。もちろん、各企業・各部署によって指定のルールが存在する場合もあるので、しっかりと周囲の先輩に確認することが大切です。社内・社外とシチュエーション別にメール作成法をマスターすることで、より仕事を円滑に進められるように心がけましょう!

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2016年11月29日ビジネス