社内メールを役職付きの人へ送る際に知っておくべき宛名の書き方

2016年11月29日2020年4月8日社内

「○○課長様」のように役職の後ろに「様」や「殿」はつけない

役職付きの社員に社内メールする場合の宛名は、

「○○課　○○課長」

のように、名前のあとに役職を書きます。

「○○課　課長　○○様」

といった書き方は社外向けにはよくなされますが、社内メールではよりシンプルに「○○課長」で通すのが一般的です。また、役職名には既に敬称の意味が込められていますので、

「○○課長殿」

のように、さらに「様」や「殿」をつけてはいけません。これは、二重敬語という間違った使い方です。気を付けましょう。

名前を書かず役職だけを書く場合は「役職名＋敬称」を用いる

役職付きの社員に社内メールをする際、宛名に個人のお名前を明記せず役職だけを書く場合には、「人事部長様」などと、「役職名+敬称」を用います。ここで少し注意しておきたいのが、「様」と「殿」の使い方の違い。「殿」は主に文書で用いられ、話し言葉では使われない単語です。そのほかにも「殿」の使い方には注意点があります。社内メールの宛名に「人事部長殿」と書いても問題ないのでしょうか？次項で詳しく説明します。

社内メールの宛名は「様」を使うのが無難

以下の二つを比べてみてどうでしょうか。

「人事部長殿」「人事部長様」

「殿」というのは、個人的な関係では目下の人に使う敬称とされていますが、ビジネス上では、平社員から社長まで「殿」の敬称を使ってもよいとされています。このルールの後半部分を知らない役職付きの社員に対し、社内メールの宛名を○○部長殿と書くと、相手に不快な思いをさせてしまうかもしれませんし、「敬語を知らない」常識のない社会人だという印象を与えかねませんので注意が必要です。最近では、敬称として「殿」「様」を使うのが一般的になってきているようです。

役職のない目上の社員への宛名の書き方は「○○課　○○様」

それでは、役職のない目上の社員に社内メールをする際には、どのような宛名にすればよいでしょうか？○○課　○○様という宛名にします。○○課　○○殿も、使い方としては間違いではないのですが、上記したように避けておく方が無難かもしれません。ちなみに、既に何度もメールをやり取りしている社員へは○○様、顔見知りの社員へは○○さんというように、状況に応じて使い分けるのもよいでしょう。

複数の社員へ社内メールする際の宛名は「○○課　各位」

社外の複数の方へメールを一斉送信する場合は、相手の会社名・部署名・あれば役職名・お名前をそれぞれの方について書きます（同じ会社・部署の方の場合は会社名や部署名は省略してよい）。それでは、社内メールを一斉送信したい場合には、宛名はどのように書けばよいでしょうか。大人数の場合には全員の名前を列挙すると煩雑になり、読みにくくなりますので、簡単に○○課　各位で良いでしょう。「各位」は複数の人のそれぞれを敬った敬称です。先ほどの役職名の宛名の書き方で、「○○課長様」という宛名は誤りと説明しましたが、同様に「各位」の後に「様」や「殿」をつけるのも二重敬語で間違った使い方です。気を付けましょう。

宛先に役職付き社員が複数いる場合も「各位」で良い

社内メールの宛先に役職付きの社員が複数いる場合にも宛名を「各位」で済ませてしまってよいのでしょうか？敬語の使い方から考えると、答えは「良い」です。ただし、先ほどの「殿」の話のように、敬語のとらえ方は人それぞれです。正しい使い方をしていても、相手に「間違っている」と思われてしまってはせっかくの気遣いも台無しです。ですから、煩雑にならない程度であれば、役職の上位から、全員を列記してしまうのもひとつの手です。

社内メールを役職月の人に送る際の宛名は二重敬語に気をつけ複数人いる場合は「各位」を用いる

社内メールの際の宛名の書き方のルールをまとめてみました。宛名は、メールを開いたときに相手が最初に見るところです。まずは、送信前に相手のお名前や部署名・役職名に表記の間違いがないか、しっかりと確認しましょう。そして、社内メールを送る際は、役職のある・なしに関わらず、相手への敬称の使い方は確実に押さえておきましょう。宛名の書き方に迷ったときには、一人で悩まずに、上司に相談することも大切です。社内でお互いに気持ちの良いやり取りができるよう、また、社内メールはシンプルで迅速なコミュニケーションを心掛けましょう。