社内メールで宛名に「御中」を使用する際の注意点

敬語

社内メールの宛名に「御中」を使用するのは集団や組織に向けての場合のみ

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社内メールの宛名で「御中」を使用するのは、部署やチームといった集団・組織に対しての場合のみになります。個人に対しては「様」や「殿」を宛名に使用しますので、個人名宛に「御中」は付けません。「御中」の元々の意味は、その団体の所属であれば誰でも構わないということになります。誰を対象に社内メールを作成しているのかという点を意識して宛名を考えましょう。

社内メールであっても「御中」を付けるのが基本ルール

実際に社内メールの宛名において、「御中」はどのように使うのか、例をご紹介します。「○○部 御中」「○○部 ○○チーム 御中」といった形で使うのが一般的に正しい使い方になります。社内メールでも「御中」というきちんとした敬称を使う必要があるのかと思う人もいるかもしれませんが、社内メールでも、個人名に対して何も敬称をつけないということがないのと同じく、集団に対しても何らかの敬称が必要になるのは社内メールの基本ルールでしょう。

「御中」は部署の誰か1人・「各位」は部署全員が対象

社内メールを作成する際の宛名には、「御中」と同じように集団・組織に対して使用する「各位」があります。一見同じような表現に感じますが、その意味合いは少し異なります。「御中」は部署の中の誰か一人だけ読んでくれればいいという意味合いですが、「各位」は部署全員に読んでもらいたいという意味が込められています。「関係者各位」や「○○部各位」といった使い方をします。

「様」は個人に対しての敬称

「御中」「各位」以外で、社内メールの宛名として必要になるのは「様」です。「様」は色々な場面で使用するので馴染みのある人も多いかと思います。「御中」や「各位」と違って、「様」はあくまで個人に対しての敬称になります。部署やチーム宛の社内メールでも宛名に「様」を使っている人が見受けられますが、その場合は個人名や「ご担当者様」といった形で使用する言葉になります。

「御中」の二重敬語に注意する

「御中」を社内メールで宛名に使用する際に、とにかく敬称をつけて丁寧にすれば問題ないと思ってしまうこともあるかもしれません。しかし、「御中」はそれ自体で複数の人に対する敬称が含まれているため、「御中様」といった二重敬語は誤った使い方になってしまいます。二重敬語を使っていると、敬語がわからない人だという印象を持たれてしまうので注意が必要しましょう。たとえ社内メールであっても、宛名の敬称には気をつけて、そのようなイメージを持たれないようにするのが大切です。

相手の気持ちや状況を考えるのがポイント

社内メールでの宛名敬称のルールは、社外ほど堅苦しくはありません。しかい、最低限のマナーを持って使用することで、お互い気持ちよく仕事を進められます。「御中」の使い方を表面上だけ覚えるというのではなく、その言葉の本来の意味を知り、そして社内メールを誰に対して送りたいのかという目的をまず考えるようにしましょう。

「御中」を社内メールの宛名で使えるのは集団や組織に向けての場合のみで二重敬語にならないように気をつけよう

社内メールの宛名で「御中」を使う際の注意点を見ていきました。「御中」という宛名敬称は、少し堅苦しい言葉に見えるので、社外のお客様向けのメールでは意識して使用するかもしれません。しかし、社内メールでも同様に使用する敬称なのです。社内メールでの宛名敬称は「御中」「各位」「様」を使い分ければ問題ありませんのでメールの目的に合わせて使用し、相手に気持ちよくメールを受け取ってもらえるようにしましょう。

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2016年11月29日ビジネス