指示する際に使える依頼形の敬語表現とメール例文

2016年11月29日2020年3月31日依頼メール, 敬語

命令形の敬語を使う上での基本ルールとは？

ビジネスの現場で敬語を使うときは命令形の言葉を避けるのが基本です。しかし、どうしても指示・命令の形をとった言葉で指示する必要があります。

指示するときには、相手に行動を迫る命令形に変え、相手の判断にゆだねる依頼の形を利用し、丁寧な表現を使うことができます。

相手に判断を委ねる「依頼形」を使うのがルール

人を敬うという態度の基本は、「自分より相手の都合を先に考える」事です。相手に対して指示・命令する事は「相手より自分の都合を先に考える」事です。そのため、「～してください」という命令形の言葉は避けましょう。

指示する際に、どうしても命令形の必要な場面では、「～していただけませんか」のような、相手に判断をゆだねる形の「依頼形」の言葉を使うといいですよ。

依頼形の敬語をより丁寧な表現にするには？

次は、依頼形の敬語をより丁寧な表現にする方法をお教えします。この方法を徹底すれば、相手に失礼のない丁寧な表現を出来ますよ。

「クッション言葉」を挟むと、より丁寧な敬語になる

より相手に失礼のない依頼形は、クッション言葉です。例えば、「こちらにお越しください」の前に、クッション言葉を入れてみましょう。

「恐れ入りますが、こちらにお越しいただけますでしょうか」という表現になります。受ける印象は、ずいぶん異なりますよね。 この方法を徹底すれば、相手に失礼のない丁寧な表現ができるでしょう。

ビジネスの現場でのメール文例

お客様に対しては曖昧な表現は避け、依頼形を用いましょう。若手が年長者に対して指示・命令する際には、クッション言葉を入れた上で、依頼形の敬語を使って下さい。

直接的な表現は避けて、疑問形を使い相手の判断に委ねるといいですね。では、実際にビジネス現場でのメール文例を見てみましょう。

より丁寧に伝える、ハンバーガー話法での依頼形の例文

以下、メール文例です。今回はマイナス情報の前後にプラスの情報を入れて、より丁寧に相手に伝える「ハンバーガー話法」を使用した例文です。

件名：○○○の納期について

○○様

いつもお世話になっております、株式会社○○の○○です。

いつもていねいな対応をしてくださり、ありがとうございます。

しかしながら、○○の件について、設定した納期が過ぎております。

そのため、迅速な対応をしていただけると、ありがたく存じます。

御社なら可能かと存じますので、

今後の迅速な対応を、どうぞよろしくお願い申し上げます。

指示する際に使える依頼形の敬語表現とメール例文を参考に、丁寧に伝えよう

指示する際に使える依頼形の敬語表現とメール例文を紹介しました。丁寧に指示する際には、敬語・依頼形として、クッション言葉とハンバーガー話法を用いて下さい。指示する際は、直接的な表現は避けて、相手に「～していただけませんか」「～していただいても宜しいでしょうか」等の、依頼形の丁寧な敬語を使い、指示しましょう。

また、指示するときには、相手に行動を迫る命令形に変え、相手の判断にゆだねる依頼形の言葉を利用し、丁寧な表現を使うと良いですよ。今回紹介した方法を参考にしてください。