電話対応で覚えるべき「お世話になっております」の使い方

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「お世話になっております」は電話で使う最初の挨拶

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ビジネスにおいて、取引先などとの電話対応が必要になることもあるかもしれません。電話をかけた時、受けた時ともに、「お世話になっております」という挨拶が最初に使われます。これはビジネスマナーの基本的な使い方です。ビジネスで電話対応になれていない方の中には、自分は初めて話すのに「お世話になっております」と言われて、疑問を感じるかもしません。そこにも「お世話になっております」の意味があります。

「お世話になっております」は会社に対しての言葉

初めて話す人から「お世話になっております」と言われるのは、電話対応されている人に対しての使い方ももちろんあります。しかし、ビジネスマナーでの電話対応の前提は、会社と会社の対応になるので、人よりも会社に対して「お世話になっております」という意味での使い方であると考えましょう。電話で話している2人は会社を代表して話しているということになりますので、電話対応では、話している相手と会社に失礼がない様に心がけましょう。

「お世話になっております」は名前を名乗った後に使う

電話対応で「お世話になっております」の使い方について紹介します。まず、電話を受けた時の対応は、「お電話ありがとうございます。○○(会社名)でございます」と出て、相手が名乗った後に、「お世話になっております」と言う使い方をします。つぎに、電話をかける場合は、相手が名乗った後に、「○○(会社名)の○○(自分の名字)と申します。いつもお世話になっております」と言う使い方をします。また、電話の取次ぎをお願いし、目的の相手が電話に出たら、同じように「○○(会社名)の○○(自分の名字)と申します。いつもお世話になっております」と言う使い方をしましょう。

社内の電話対応でも「お世話になっております」を使ってもよい

社外からの電話対応では、上記のような使い方になりますが、相手が社内の他部署などでは、「お世話になっております」を使っても良いのでしょうか?この使い方には、間違いでは無いようです。「お世話になっております」という言葉は、相手を立てる言い方になるので、挨拶として使うにはどんな場面でも無難で、便利です。しかし、「お世話になっております」は相手との位置関係や距離感を配慮した表現なので、よそよそしい言い方になります。社内の他部署などとの電話対応では、「お疲れ様です」や「おはようございます」など比較的その時の気持ちに合った言い方にし、相手への敬意や配慮を込めて挨拶した方がいいようです。

「お世話になっております」と「お世話になります」との違いはほぼない

電話対応では「お世話になっております」と共に、「お世話になります」という言葉も聞かれるのではないでしょうか?単純に表面的なことで考えると、「お世話になっております」は現在のことで、「お世話になります」は今後のことという違いになります。しかし、実際の使い方の状況を考えると、「いつもお世話になります」と現在のこととしても使われ、ほぼ同じ意味の使い方として考えて良いようです。しかし、人によっては、「いつも」を付けずに「お世話になります」と言われると、違和感を覚える人もいるようで、「いつもお世話になります」と言う使い方をすると良いでしょう。

「お世話になっております」を「お世話様です」と言っても間違いではない

「お世話になっております」と似た表現で「お世話様です」という言葉があります。この「お世話様です」を電話対応で使うのは良いのでしょうか?「お世話になっております」も「お世話様です」も、基本的には日頃の感謝の気持ちを表す言葉なので、電話対応に使用しても問題ないようです。しかし、「お世話様です」という表現は使用範囲が広いので、場合によっては、短い表現に無愛想さを感じたり、「ご苦労様です」と言われているような捉え方をする人もいるようで、失礼になってしまう可能性があります。電話対応では、「お世話になっております」を使う方が良いようです。

「お世話になっております」は会社を念頭に置いた最初の挨拶としての使い方が一般的で社内の電話対応で使っても間違いではない

電話対応での「お世話になっております」の使い方は、電話口の個人と個人の対応ではなく、会社の代表として対応していることを忘れず、相手に失礼のない様、ビジネスマナーとして「お世話になっております」を使えるよう覚えましょう。社内の他部署などとの電話対応でも、「お世話になっております」を使うのは間違いではありません。しかし、より親近感のある表現での挨拶も使用していきましょう。電話対応では相手との距離感を意識し、失礼にならず、ビジネスを円滑に進められるよう配慮しましょう。

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2016年12月9日ビジネス