メールの誤送信がきたときの返信方法

2016年11月29日2022年2月4日誤送信

誤送信メールが届いたときの対応は？

誤送信メールが届いたときは少々戸惑ってしまうもの。しかし、そこは親切に「誤送信であること」を相手に伝えてあげましょう。相手は宛先を間違えたことに気づかない可能性があり、本来そのメールを受け取るはずだった人も、メールが一向に届かず困っているかもしれません。そもそも、返信しなければいけない義務はありませんが、無視するよりも返信してあげた方が親切です。

当たり障りのない事務的な返信でOK

誤送信メールへの返信は、基本的にどんな内容でも問題ありません。当たり障りのない事務的なメールで良いでしょう。例えば「お世話になります。◯◯です。本日、メールの中身を拝見したところ、宛先を誤って送信されているようです。つきましては、送信先を再度確認して再送していただいてもよろしいでしょうか。お手数ですが、宜しくお願い申し上げます。」と、これだけで問題ありません。深く考えず伝えたいポイントを端的にして返信しましょう。

誤送信を送った人の気持ちを察して返信する

関係性のある人には「口外しないので安心してくださいね」といったフランクな感じで返信しても良いでしょう。そうすると相手はホッとします。誤送信してしまったことで「まずい！」とあたふたして頭は真っ白になっていることでしょう。そうした気持ちを察して返信してあげることは好印象でしょう。もちろん「誤送信に対する注意」もメールの内容に載せておいた方が良いでしょう。

誤送信であることを知らせるために転送する

わざわざ親切にメール文を考えなければいけない訳でもありません。誤送信のメールがきたときは転送だけでも良いでしょう。その際は、送信元アドレスを「CC」にして、本来の送り先へ転送してあげましょう。そうすることで、両者に誤送信が起きたことを知らせられます。しばらくすると両者からお礼メールの返信が送られてくるでしょう。

正しい送信先が分からなければ送信元に返す

全く関係ない会社の人へのメールであれば、当然正しい送り先は分かりません。そうしたときは送信元に誤送信メールを転送して知らせるだけでも 良いです。わざわざ正しい送信先を探して返信しなくても全く問題はありません。それだけでも相手は宛先を間違えて送信してしまった事実に気付きます。気付いてもらえれば、送られてきた側の役割は果たしたことになります。

まとめ

メールの誤送信がきたときは速やかに返信してあげましょう。もちろん、返信しなければいけない義務があるわけではありませんが、親切に知らせてあげれば相手からも感謝されますし、自分にとっても気持ちがスッキリするはずです。返信方法は深く考えず手短な内容で問題ありません。大切なのは誤送信を送った事実を知ってもらう点です。

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