メールの誤送信がきたときの返信方法

誤送信

誤送信であることを親切に知らせる

Phone 958066 960 720

誤送信メールがきたときは少々戸惑ってしまいますが、そこは親切に「誤送信メールが送られてきた」点に対して返信してあげましょう。相手は誤送信メールを気づかない可能性があり、本来そのメールを受け取るはずだった人も、メールが一向に届かず焦っているかもしれません。そもそも、返信しなければいけない義務はありませんが、無視するよりも返信してあげた方が気持ち良いはずです。

当たり障りのない事務的な返信でOK

誤送信に対する返信は基本的にどんな内容でも問題ありません。当たり障りなく事務的なメールで良いでしょう。例えば「お世話になります。◯◯です。本日、メールの中身を拝見したところ、宛先を誤って送信されているようです。つきましては、送信先を再度確認して再送していただいてもよろしいでしょうか。お手数ですが、宜しくお願い申し上げます。」と、これだけで問題ありません。深く考えず伝えたいポイントを端的にして返信しましょう。

誤送信を送った人の気持ちを察して返信メールを作成する

関係性のある人には「口外しないので安心してくださいね」といったフランクな感じで返信しても良いでしょう。そうすると相手はホッとします。誤送信してしまったことで「まずい!」とあたふたして頭は真っ白になっていることでしょう。そうした気持ちを察して返信してあげることは好印象でしょう。もちろん「誤送信に対する注意」もメールの内容に載せておいた方が良いでしょう。

手短に返信してもOK

例えば「お世話になります。◯◯です。メールの中身を拝見しましたが、宛先が間違っていますよ。今回は口外しませんので安心してくださいね。ただ、今後は気をつけてください!それでは今後とも宜しくお願い致します。」といった感じです。手短に「口外しないので安心してください」「今後は気をつけてください」の2つのポイントさえ入れて、誤送信に対して返信すれば問題ありません。

誤送信であることを知らせるために転送する

わざわざ親切にメール文を考えなければいけない訳でもありません。誤送信のメールがきたときは転送だけでも良いでしょう。その際は、送信元アドレスを「CC」にして、本来の送り先へ転送してあげましょう。そうすることで、両者に誤送信が起きたことを知らせられます。しばらくすると両者からお礼メールの返信が送られてくるでしょう。

正しい送信先が分からなければ送信元に返す

全く関係ない会社の人へのメールであれば、当然正しい送り先は分かりません。そうしたときは送信元に誤送信メールを転送して知らせるだけでも 良いです。わざわざ正しい送信先を探して返信しなくても全く問題はありません。それだけでも相手は宛先を間違えて送信してしまった事実に気付きます。気付いてもらえれば、送られてきた側の役割は果たしたことになります。

メールの誤送信が送られてきた場合は相手のためにも返信してあげよう

メールの誤送信がきたときは速やかに返信してあげましょう。もちろん、返信しなければいけない義務があるわけではありませんが、親切に知らせてあげれば相手からも感謝されますし、自分にとっても気持ちがスッキリするはずです。返信方法は深く考えず手短な内容で問題ありません。大切なのは誤送信を送った事実を知ってもらう点です。

人気の転職サイト特集

  1. doda合格診断:あの人気企業に転職できるかも?あなたの合格可能性を3ステップで簡単診断

    転職人気企業ランキング2019の上位300社の中から、あなたが転職できる可能性のある企業を診断し、メールでお知らせします。実際に求人に応募する前に、まずは合格可能性をチェックしてみませんか。

  2. ハタラクティブ:内定率は80%以上!20代(第二新卒・既卒)や未経験業界への転職に強い

    内定率は業界トップクラスの80%!カウンセリング実績6万人以上から得られたノウハウをもとに、20代・第二新卒ならではの悩みや不安を解決してくれます。

  3. リクルートエージェント:求人数&転職成功実績No.1!登録必須の転職サイト

    業界最大級の規模を誇り、求人数と転職成功実績でNo.1を獲得しているため、多くの転職者に選ばれ続けています!非公開求人が約90%を占めているのも魅力的です。

2016年11月29日ビジネス