どういう意味…?? 内容を理解できないメールを受け取った場合の対処方法

2023年10月18日ビジネスメール

取引先でメールをやりとりしているとき。内容を理解できないメールを受け取って、「これってどういう意味??」と悩んだ経験ありませんか。

相手側の伝え方が悪かったり、事実誤認をしていたり、反対に自分の理解が及んでいなかったり…。メールの意味を理解できない原因はさまざまです。

仕事を前に進めるためには、お互いに認識をすり合わせなくてはいけません。しかし、当然「意味が分かりません」とは直接言いにくいもの。こうしたメールを受け取った場合、どのような返信をすればいいのでしょうか。返信時に注意したいポイント、返信文例をご紹介します。

場合によっては電話もアリ

返信メールの書き方をご紹介する前に…。込み入った内容を文章にまとめるのはなかなか難しいものです。メールで意味や意図を尋ねるよりも、直接話した方が早い場合もあります。

直接電話をかけるのも1つの手です。文章を書く時間を短縮でき、認識や理解のズレを防ぎやすくなります。

場合によっては、一度電話でコミュニケーションを取ることも検討してみましょう。

相手に非があるような言い方は避ける

メールで相手の文章の意味や意図を質問するとき。「意味が分かりません」「よく分からない」などと、まるで相手の伝え方が悪いと言うような伝え方は避けるのがベターです。

「理解が及ばず恐縮ですが」「もう少し具体的にお聞かせください」など、「こちらの問題でメールを理解できなかった」という姿勢で返信されることをオススメします。

「〜という理解で合っていますか？」と聞く

相手にメールの意味や意図を尋ねる場合は、可能なら「〜という認識で合っておりますでしょうか？」という言い方をするといいでしょう。相手に「はい」か「いいえ」で答えてもらう質問になるため、認識のズレを防ぎやすくなります。

返信の例は？

内容を理解できないメールを受け取った場合の返信文例をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

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