8Ⅾレポート作成に役立つ書き方とは

2016年11月29日2020年3月31日8Ⅾレポート

8Ⅾレポートはクレーム対策の8つの処理ステップに基づいて作成する

8Ⅾレポートは、クレーム対策の8つの処理ステップに基づいて作成します。Step1.リーダーとメンバーの決定Step2.問題の客観的事実の詳述Step3.対象の同定と当面の応急処置Step4.根本的な原因の解明Step5.原因の対策措置の立案Step6.対策措置の実施及び監視Step7.後続の品質向上のための措置Step8.最終レポートつまり、問題の原因と対応、根本的な解決策の提示、改善点のチェック方法を盛り込んで作成すれば良いということです。

8つの順序きちんと守ることが重要

8Ⅾレポートを作成する時は、エラーの予防と解決のために運用されているプロセスに沿わなければなりません。そのため、作成時の書き方も順番を守ることが重要です。対策チームの氏名を羅列し、責任を明確にすることで、問題を効率的並びに恒久的に解決する方法を提示するのです。8Ⅾレポートはクレームが起きてから提出までの時間を短縮することも、とても大事です。

8Ⅾレポートは Wordを使用して作成する

8Ⅾレポートの書き方は、読みやすさも大切です。細かな書式設定ができる、Wordを使うことをおすすめします。グローバル展開する企業の場合、英語で8Ⅾレポートを作成することもありえますので、Wordでスペルミスを見つけ、誤字脱字がないように修正する習慣をつけたいところです。もちろん日本語でも、誤字脱字はご法度なので、十分に推敲しましょう。

8ⅮレポートはWordのテンプレートを使った書き方もある

顧客のクレーム処理は、企業にとって責任重大なプロセスなので、透明性があることと同時に、迅速であることが求められます。フォーマットや書き方を自分で調べるのでは時間がかかり過ぎるので、テンプレートやオンラインプラットフォームを使って作成できるサービスが充実しています。こうした書き方を選ぶのも、選択肢の一つです。

複数で8Ⅾレポートを作成する場合もある

チーム編成されたメンバーで、8Ⅾレポートをブロック分けして作成することもありえます。特に内容が膨大になることが予想される時には、書き方のトーンを合わせるため、目的を再確認してから執筆することをおすすめします。そして、8dレポートは現場をよく知るスタッフが書くのがセオリーです。それが、品質保証につながることを忘れてはいけません。

書き方はもちろんだがチームワークも重要

8Ⅾレポートは、1人で書くべきものではありません。顧客のクレームに対し、チームで議論を行うことで理解を深め、本質的な原因解決を目指すプロセスにこそ、意味があります。体裁を整えた8Ⅾレポートをいち早く提出するのではなく、各セクションの担当の知恵を絞った内容になるように、進め方や書き方にも配慮するようにしましょう。

8Ⅾレポート作成時にはWordを使いチームワークを大切にした書き方を心掛けよう

8Ⅾレポート作成に役立つ書き方を紹介してきました。もし、仕事でクレームが起こった時には、まず8Ⅾレポートのステップに従って、ふり返ることから始めましょう。どのような問題が起こりうるのか、顧客やエンドユーザーが当面の問題を回避する方法は何か、原因調査にはどれくらいの時間が必要かを、まず8Ⅾレポートの書き方に則って報告し、改めて提出するという方法もあります。クレーム処理で顧客の信頼を得られる書き方になるよう、真摯に取り組みましょう。