就活メールの返信はどこまですればいいのか｜やり取りを終える適切なタイミングを判断する方法

2017年6月21日2020年3月31日返信

メールをどこまで返信すればいいのか分からない就活生は多い

「就活メールをどこまで返信すればいいのか分からない」という就活生は多いといえます。企業に対して返信をしないことで、失礼な人だと思われるのは怖いものです。就活メールのやり取りが合否に影響するのを避けるためにも、どこまで返信すればいいのか知っておきましょう。ビジネスシーンにおける、メールのやり取りを終えるタイミングを知っていれば安心です。

メールは「基本的に返す」ことが前提

受信メールの返信はできるだけ早めにする

メールは、確認次第すぐに返信するのがマナーといえます。「仕事ができる」といわれる人は、受信メールの返信も早い人が多いです。効率的に返信をするために、1日のスケジュールの中でメールを処理する時間を設けるなど工夫をしましょう。自分にメールがきたということは、返信を待っている相手がいるということです。それを忘れずに、遅くても1日以内にメールを返信しましょう。

キリのいいところで終わっているメールは返信不要

キリのいいところでメールが終わっている場合、返信する必要はありません。1通目のメールには基本、返信し、2通目以降はタイミングをみてやり取りを終わらせるようにしましょう。明らかに返信の必要がないと思われるメールは、そのままで良いといえます。メールの終わりに「了解しました」「また何かございましたらよろしくお願いいたします」などのコメントがあった場合も、返信不要です。

また、「ご了解いただけましたら、返信は不要です」といった一言が添えられていたときも同様となります。こちらからメールをする際にそういった一文を添えると、メールを終わるタイミングが分かり親切といえるでしょう。

お互いに連絡と確認ができていればOK

やり取りの内容が完結しているなら、メールをこちらから終わらせるようにしましょう。メールの返信は、連絡事項についてお互いが確認できたタイミングで終われば大丈夫です。「ありがとうございます」の一言だけなど、余計なメールを送る必要はありません。気を遣い過ぎて、必要のない返信メールを送らないようにしましょう。

返信は前のメールを消さずにする

ビジネスメールでは、やり取りしていたメールを消さずに残して返信しましょう。前のメールを消されると、どういったメールに対する返信なのかわからなくなってしまいます。企業側はたくさんの就活生とやり取りをおこなっているため、以前の内容を消してしまうと元のメールを探すのが大変です。メールが届いたら、そのまま返信ボタンを押して文章を作成するようにしましょう。

就活メールの返信をスマートにおこなう方法

署名や文章を保存して設定しておく

就活メールのやり取りでよく使う文章は、常に定形文を挿入できるように設定しておきましょう。署名はどのメールでも内容が変わらないため、設定しておいた方が便利です。よく使う文章も定形文を保存しておけば、少し内容を書き換えるだけで済みます。定型文を設定しておけば、メールに追われて時間を無駄に使ってしまうのを防げるでしょう。

メールボックスで返信するメールを分類する

大量の受信メールに追われてしまう事態を避けるには、メールボックスを使いこなしましょう。Gmail、Yahooメール、Outlookなどには、送信者別にフォルダ分けをしたり、タグをつけたり、マーキングをしたりできる機能が備わっています。就活用のメールとそうでないメールを分けると、効率が上がります。

どこまで返信が必要か分からない就活メールはキリのいいところで終わらせよう

就活メールはどこまで返信すればいいのかご紹介しました。受信したメールは、基本的に返信するのがマナーです。メールでは連絡と確認さえできていれば、余計な返信をする必要はありません。どこまで返信すればいいのか分からないメールは、キリのいいところで終わるようにしましょう。また、返信する際には前のやり取りを消さないように注意してください。