返信が遅れたお詫びに送るメールの注意点4つと文例

お詫びメール

上司へお詫びのメールを送るときの注意点①:理由に気をつける

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返信をうっかり忘れてしまったり遅れたりすることは、誰にでもあるミスです。それよりも重要なのは、気づいた時点でどのように対処するかです。それでは、上司へ返信が送れた際のお詫びのメールを送るコツを紹介します。

「忘れていた」や「聞き漏らしていました」などNGワードは使わない

返信が遅れた際に、上司にお詫びのメールをするとき、もし遅れていたとしても文章に「うっかり」や「忘れていた」といった表現を含めないように気をつけましょう。また「聞き漏らしてました」や「書き落としていました」などがあります。さらに「うっかり」や「つい」などが付くと、相手を軽んじている印象が否めませんので、やってはいけません。これは、ビジネスメールの基本の1つとも言えますので、しっかりとおさえておきましょう。

相手に好印象を与える言葉を使う

上司への返信が遅れたときの対処法として、「忘れる」「うっかり」といったうかつな印象を与える表現は控えて、きちんと対処する姿勢を言葉で伝えましょう。「忘れていました」は「失念していました」。タイミングを逃した意を伝える「~しそびれる」といった言葉もあります。

上司へお詫びのメールを送るときの注意点②:気持ちを伝える

上司へ返信が遅れた際に、お詫びのメールを送る際に気を付けるべきものはまだあります。ここでは返信が遅れた際のお詫びのメールで伝えたいメッセージの基本と文例について紹介します。

「お詫びの気持ち」と「すぐ対処する姿勢」を伝える

返信が送れた際に送る、上司へのお詫びのメールを送るポイントは、返信が遅れた事実を認めたうえで丁重にお詫びの気持ちを伝え、「すぐに対処する」姿勢を示す点です。返答の遅れを挽回するためにも、「至急、対処いたします」という一文を添えて、今後の対応を示します。こちらの動きは相手に見えません。だからこそ、誠意ある言葉で「迅速に対処している」姿勢を伝えましょう。このようにメールを送る術は、社会人として当たり前のように使えなければならないビジネスメールスキルですので、しっかりと覚えておきましょう。

NGなお詫びメールの文例

それでは実際に、上司への返信が遅れた場合のお詫びのメールを、文例として見てみましょう。まず、間違った対処法のメールを紹介します。

■先日いただいたお問い合わせへの返信をすっかり忘れていました。どうもすみません。

このようなメールは、マナー違反どころか失礼ですので、このようなビジネスメールを上司に送らないように気をつけましょう。

正しいお詫びメールの文例

●●部長

おつかれさまです。△△です。

ご連絡いただいておりました件、返信が遅くなり申し訳ありません。

いただいたご指摘を踏まえ、至急対応いたします。

進捗あり次第ご報告差し上げますので、少々お待ちいただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

上司へお詫びのメールを送るときの注意点③:返信で誤送信がないように

ここまでは、上司への返信メールを作成するうえでの注意点を見てきましたが、ここからは返信するときの対処法で注意すべき点を見ていきましょう。まず、上司からのメールの返信が遅れているなら、気づいた時点で迅速に対応しましょう。その際には送る相手を間違えないようにして、確実に上司にのみしっかりとしたビジネスメールを送りましょう。

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メーリングリスト宛に注意

仕事の内容よっては、プロジェクトごとに関係者用のメーリングリストを組むケースがあります。メーリングリストで受信したメールに返事を送るときは、全員に送るのか、または上司のみに送るのかで注意が必要です。

「返信」「全員に返信」のアイコンをクリックして返信メールを作成すると、アドレス欄にはメーリングリストのアドレスが入るので、登録されているメンバー全員に送られます。

しかし、元のメールの発信者や、上司だけに受信メールを生かして返事を送りたい場合は、「転送」か「返信」で、宛先にその人のアドレスを入れて送りましょう。間違えてメーリングリスト宛に送ってしまうと、全員に届いてしまいますのでくれぐれも注意しましょう。

上司へお詫びのメールを送るときの注意点④:お詫び文は簡潔にして署名もつける

ビジネスメールを送る際のマナーとして、必ず覚えておきたい点は、要点を簡潔にまとめて必要な情報だけを送信するという点です。ましてや、返信が遅れているのであれば、ビジネスメールをだらだらと長く書いてしまうのは逆効果です。

そして、例え社内の上司宛てであっても、自分が送信したと明確にするため、署名も忘れないようにしましょう。ビジネスメールの署名は、長くても6行以内にまとめたものを使用しましょう。

上司相手でも自分の名前は名乗る

最後に、ビジネスメールの本文作成で気を付ける点を見ておきます。まず大前提としては、いくら上司が相手とはいえしっかりと名乗りましょう。差出人のメールアドレスだけでは誰だかわからない可能性もあります。ビジネスメールのマナーをしっかり守った上で、上司に送れたことへ対して、お詫びのメールを送りましょう。

本文は必要事項を簡潔に書く

本文は必要事項を簡潔に書き、相手が読みやすい文章を心がけましょう。おおまかに、1行の文字数は最大35文字程度になるように適宜改行を入れて、行数が長くなる場合は段落ごとに空行を入れるようにしましょう。そして連絡文と、もし資料を添付する必要があるなら文書は分け、資料は添付ファイルにして送るのがビジネスメールの基本です。

返信が遅れた際のお詫びのメールは誠意とすぐ対処の姿勢を伝える

返信が遅れた際に、上司へお詫びのメールを送るコツを紹介しましたがいかがでしたか?上司への返信が遅れてしまった際のお詫びのメールは誠意ある態度と、すぐ対処する姿勢が示されていることが大切です。そのためにもまず、必ず印象を悪くしない言葉を使い誠意を見せましょう。

そして、ビジネスメールゆえに宛先でミスをせずに確実に上司だけに届くようにする。更には、送れた言い訳をダラダラと本文に書かず、仕事に必要な情報のみを完結に入れ込むのが、必ず行うべき正しい対処法といえるでしょう。

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2016年12月6日ビジネス