メールアドレス変更の案内状の適切な書き方と例文【ビジネスマナー】

2016年12月6日2020年3月31日メールアドレス

メルアド変更の案内状の書き方：メールアドレス変更の際は電話番号も明記する

メールアドレス変更のお知らせの案内は、ビジネス上、必ず「メールアドレス変更のお知らせ」メールをするでしょう。メールアドレスの変更を機に連絡が取れなくなるとビジネスにとって大きな支障が出ます。

そのため、メールアドレスのみの変更であってもメールアドレス変更のお知らせ案内の文面には併せて、電話番号も明記しておきましょう。もし、変更後のメールアドレスに繋がらなかった際に、緊急連絡先が文面に明記されていると安心です。

このような理由もあることから、メールアドレス変更のお知らせには併せて電話番号も明記しておきましょうね。

文面に電話番号と変更後のアドレスを載せると個人の特定がしやすい

メールアドレス変更のお知らせの案内を送るとき、文面にメールアドレスと電話番号を載せることで、個人の特定がしやすいという点を覚えておきましょう。

メールアドレスを変更したのだから、文面に明記するのは、メールアドレスだけで良いかもしれませんが、これまで電話番号を知らなかった人、もしくは電話番号しか知らなかった人にとっては、両方記載されていた方が個人の特定がしやすいので、メールアドレス変更のお知らせの文面に電話番号と、変更後のメールアドレスを記載するのはオススメです。

メルアド変更の案内状の書き方：メールアドレスは新旧両方を明記する

メルアド変更時に、メールアドレスは新旧両方を明記する気づかいはビジネスでは必要です。そして、メールアドレス変更のお知らせの文面には、現在（旧メールアドレス）と変更後（新メールアドレス）の両方を明記し、できればしばらくは新旧どちらも使用できるような状態にしておくとよいでしょう。

また、署名の記載にもその旨を入れておくと親切です。

メールアドレス変更の案内を一斉送信で送る際は宛先に注意

メールアドレス変更のお知らせの案内をするのに、関係のあるお客様や取引先に一斉送信する方もいるかと思います。その際に注意すべき点として、メールアドレス変更のお知らせを送る、宛先のメールアドレスをTOにしないことです。受信者の方たちにアドレスを公表してしまうからです。

メールアドレス変更のお知らせ案内の書き方【例文】

メールアドレス変更のお知らせの、案内状を出す際で気をつけたい、文面の書き方例文をまとめました。基本的には上記で紹介した書き方のポイントを守れば問題ないのですが、イメージできない方のために、抜け漏れの内容チェックをしてみましょう。

メールアドレス変更のお知らせの案内状に記載する、文面の書き方例文を紹介のなかで、しっかりとメルアド変更メールのポイントををおさえておきましょう。

メールアドレス変更のお知らせメールの書き方【例文①】

お客様　各位

平成××年××月××日

株式会社　◯◯◯

◯◯部　△△　△△

メールアドレス変更のご案内

拝啓　時下ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。

平素より、格別のお引き立てをいただき厚くお礼申し上げます。

◯月◯日より、弊社では全社のメールアドレスが下記の通り変更されます。

[email protected]　→　[email protected])

1ヶ月程は旧アドレスでも受信可能でございますが、

お早めにアドレス帳の変更を行っていただけますと幸いです。

取り急ぎ、弊社メールアドレス変更のご案内を申し上げます。

敬具

記

運用開始日：平成×年×月×日

変更内容：

変更前メールアドレス　[[email protected]]

変更後メールアドレス　[[email protected]]

以上

メールアドレス変更のお知らせメールの書き方【例文②】

お客様　各位

平成××年××月××日

株式会社　◯◯◯

◯◯部　△△　△△

メールアドレス変更のご案内

平素より、格別のお引き立てをいただき厚くお礼申し上げます。

さて、弊社では×月×日をもって、以下のとおり社員のメールアドレス

が変更となります。

誠に恐縮ではありますが、変更後は以下のアドレスへ

送信いただくとともにアドレス帳のご変更をお願いたします。

取り急ぎメールアドレス変更のご案内とお願いを申し上げます 。

敬具

記

運用開始日：平成×年×月×日

変更内容：

変更前メールアドレス　[[email protected]]

変更後メールアドレス　[[email protected]]

以上

メールアドレス変更のお知らせの文面と例文をおさえるのは社会人として常識です

メールアドレスの変更に伴う案内の、文面の書き方と例文について紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。ビジネスにおいてメールアドレスが繋がらなくなるというのは致命的な自体です。そうならないように、メールアドレス変更の際には細心の注意を払って、相手に的確にわかりやすく伝わるような案内を出す必要があります。

メールアドレス変更によって連絡が取れなくなったなどということにならないよう気をつけてください。また、メールアドレス変更の案内状の書き方と例文をおさえるのは社会人として常識です。