レポートの書き方とは！使えるビジネス文書の例文【社内・社外】

2018年10月19日2020年3月31日レポート

ビジネス文書は社内文書と社外文書

レポートの書き方は知っていますか？ 社会人になると社外・社外問わずビジネス文書を提出する機会は多々あります。レポートの基本ができていないとただ恥をかくだけです。今回は社会人にふさわしいレポートの書き方と社外文書・社内文書の例文を紹介します。

仕事ではじめて報告書・提案書を作成する社会人必見です！

社内文書は「ホウ・レン・ソウ」の文書

社内文書はビジネス文書のひとつで、読んで字のごとく同じ社内にいる社員同士や社員と会社の間でやり取りする文書です。種類は連絡文書、報告文書、届け出文書、提案文書などがあります。つまり、「報告・連絡・相談」の「ホウ・レン・ソウ」を文書にしたものです。

社内文書では「頭語・結語」などの儀礼的なあいさつは不要です。レポートの書き方で重要なのは簡潔さです。

社外文書には「簡潔・正確」プラス「礼儀」が必要

一方、社外文書はクライアントや取引先などの社外に向けたビジネス文書です。種類は取引文書、儀礼文書、契約書などの文書です。業務に関するものと社交のための文書があります。

ビジネス文書である社外文書は「簡潔・正確」に加えて「礼儀」が必要となります。そのため、儀礼的なあいさつ文などが必要不可欠です。

レポートの書き方の基本

レポートの書き方の前に、ビジネス文書の社内文書と社外文書をそれぞれ説明しました。つづいて、レポートの書き方の基本をみていきましょう。何事にも基本は大事。それはレポートの書き方も同様です。

書き方①：1つ文を短くする

レポートの書き方の基本は文字数です。ビジネス文書は読みやすくなくてはなりません。一般的に読みやすいとされている1分の文字数は40～50文字と言われています。この文字数を目安に、超えるときは文章を区切ってください。

書き方②：結論を最初に書く

このレポートの書き方を読んでいる方はお分かりの通り、社会人は時間がありません。そのため、相手に短時間で内容を理解してもらう必要があります。レポートの書き方として、最初に結論を書いて、「理由」や「事情」などの補足説明という構成にしてください。

書き方③：数字やデータを使って具体的に

時間がない相手に素早く内容を理解してもらうのがビジネス文書の基本です。そのためには数字やデータを使って具体的な書き方が効果的です。例えば「多くの人が」を「2000人の人が」としただけでイメージが変わります。数字を使う場合は、横書きの場合は算用数字「1、2、3」、縦書きの場合は漢数字「一、二、三」を使ってください。

書き方④：難しい表現を使わない

レポートの書き方の基本4つ目は難しい表現を使わないです。ビジネス文書は難解な漢字や熟語の使用を避けてください。なぜなら誰が読んでわかるのが大前提だからです。しかし、普段から「コンバージョン」や「KPI」などビジネス用語を使っている相手の場合は、使わないと逆にわかりづらくなるため、見極めて使いわけてください。

書き方⑤：「主語・述語関係」・「副詞」の呼応に注意する

ビジネス文書でよく陥りがちなミスが「主語と述語の関係」です。主語にうまく呼応していないと内容が通じませんし、最悪違った意味でとらえられてしまうかもしれません、また「副詞」においても呼応関係ができていないと違和感のあるビジネス文書になってしまいます。

書き方⑥：「です・ます調」・「である調」のいずれかで統一する

レポートの書き方の基本6つ目は語尾です。文章の終わりは「～です。～ます。」か「～である。～だ」に統一してください。段落によって変わってしまうと、大変読みにくいビジネス文書に仕上がってしまいます。

書き方⑦：文字の書体・大きさ・字間・行間・改行を意識する

レポートの書き方で気を付けるべき最後は全体のバランスです。ビジネス文書は読みやすさが大事と何度も書きました。バランスが悪いと、今までのレポートの書き方の基本がすべて台無しになってしまいます。そのため、文字の書体、大きさ、時間、行間、改行を意識してください。

ビジネス文書の例文【社内文書・社外文書】

レポートの書き方の基本について、おわかりになりましたか。つづいて、ビジネス文書の例文をみていきましょう。今回紹介するのは、社内文書と社外文書の例文です。例文はあくまで参考程度に収めてくださいね。

レポートの書き方：ビジネス文書の例文【社内文書】

経○○○号（文書番号）

平成○○年○○月○○日

○○部長（宛名）

○○○○（発信者）

○○○○○○○○○○○○○○○○○（件名）

○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○（本文）

記

・1.対象：当社社員および特性取引先社員（いずれも家族は社員同伴のみ可）

・2.利用申し込み：○○課で受付。毎月15日に翌々月の申し込みを締め切る。

応募者多数の場合は抽選

・3.利用料：1人1泊2食つき2,000円

・4.限度：1回の利用は2泊3日以内

以上

担当：○○○

レポートの書き方：ビジネス文書の例文【社外文書】

総○○○号（文書番号）

平成○○年○○月○○日

○○株式会社

代表取締役○○様（宛名）

○○株式会社

○○○○（発信者）

新製品○○ついての打ち合わせ兼懇親会のご案内

拝啓　草木が新緑の色が増した季節となりましたが、貴社にはまずますご繁栄のこととお喜び申し上げます。

さてかねてより企画中の弊社新製品○○について、ご協力各社の方々に説明したく、下記のとおり懇親会を兼ねた打ち合わせ会を催します。ご多忙中とは存じますが、ぜひご出席いただきますようお願い申し上げます

敬具

記

・1.日時：平成○○年○月○日　午前○時から午後○時まで

・2.会場：ホテル○○　○○の間

・3.出席者：当社　開発部長　○○

人事部長　○○

まことに申し訳ございませんが、返事を○月○日までお知らせくださるようお願い申し上げます。

以上

担当：○○○

電話番号：○○○―○○○

ビジネス文書の例文を参考に恥をかかないレポートの書き方を

今回は「レポートの書き方とは！使えるビジネス文書の例文【社内・社外】」と題してみていきましたが、参考になりましたか。

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