上司に同行する際の名刺交換のビジネスマナー

名刺

名刺交換のビジネスマナー①基本は目下の者から渡す

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まずは名刺交換の基本的なビジネスマナーについて復習しておきましょう。

名刺交換の順番は「目下の者から先に渡す」のが大原則です。ですから取引先や営業先が相手の場合は、こちらから先に名刺を渡すのが鉄則。

また、目上、目下の区別がないようなケースでも、訪問する側から先に名刺を渡すのが名刺交換のビジネスマナーです。

上司と同行する場合は上司が先

しかし、上司に同行する場合は、上司が先に先方と名刺交換するのが基本です。この2点が、名刺交換の順番に関する基本的なビジネスマナーです。

それ以外のマナーについては、1対1の場合も複数同士の場合も同じと考えていいでしょう。つまり「名刺交換は必ず両手で」とか「受け取るときはお辞儀をして『頂戴いたします』と言う」といったビジネスマナーは、いかなる場合でも当然守らなければいけません。

名刺交換のビジネスマナー②複数同士の場合は上司が終えるのを待つ

次に、上司に同行したときの名刺交換の順番とビジネスマナーについて見ていきます。

ここでは、こちら側は「あなたと上司」、先方側は「部長と課長と担当者の3人」という状況設定にします。つまり、5人の人間による名刺交換というわけです。

もっともスマートな方法は、まずあなたの上司が先に先方3人と名刺交換し、そのあとで、あなたが同様に名刺交換をするというやり方です。

上司が先方と面識がある場合は、上司に紹介してもらったタイミングで名刺交換すれば問題ありません。

狭いスペースでは無理に動いて名刺交換をしない

よくあるのが、上司同士が名刺交換し、その横で下位の者同士が同時に名刺交換するというスタイル。これが間違っているというわけではありません。2対2の場合や、広い部屋での名刺交換ならそれでもいいでしょう。

しかし、このケースのように2対3の場合などは、そこに混乱が生じることがあります。

また、狭いスペースでは現実問題としてその方法は難しくなります。上司が先方の人たちと名刺交換している間は、名刺の準備をしながら静かに順番を待つ方がよりビジネスマナーにかなっていてスマートだと言えるでしょう。

名刺交換のビジネスマナー③タイミングと確認

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念のため、前述の設定での名刺交換の順番を具体的に示しておきます。

まず、あなたの上司が「先方の部長」→「課長」→「担当者」の順番で名刺交換します。その際、訪問者である上司から先に名刺を渡すのがビジネスマナーであることは、既述の通りです。

次に、あなたが同じように「先方の部長」→「課長」→「担当者」という順番で名刺交換、当然あなたから先に名刺を渡します。

タイミングを逃さないように人数分の名刺を準備しておく

その際、注意すべきことがあります。1対1の名刺交換ではできているビジネスマナーが、複数になると守れなくなるケースが少なくありません。

まず、複数同士の名刺交換で気をつけなければならないのは、タイミングを逃さないこと。自分の順番がまわってくるまでに相手の人数分の名刺を準備しておき、タイミングを逃さないようにしましょう。

上司に紹介してもらうときも同じです。紹介されるとわかっているので、そのタイミングで渡せるように名刺を用意しておきましょう。

名刺を受け取ったら必ず名前と肩書きを確認

そして「名刺を受け取ったら、その内容にしっかり目を通す」ということが、複数の時にはおざなりにされがちです。このケースでも、相手の名刺を受け取ったタイミングで必ず名前と肩書きを目で読むことを忘れてはなりません。

こうしたビジネスマナーを順守するためにも、「上司の名刺交換が終わるのを待ってから、自分も名刺交換する」というスタイルがおすすめです。名刺交換が交錯するようなやり方では、どうしても「雑な名刺交換」になってしまいますよ。

上司が終わってから自分も名刺交換するのがビジネスマナー

上司に同行する際の名刺交換のビジネスマナーにおける順番やタイミングなどの注意ポイントを見てきましたが、いかがでしたか?

複数同士の名刺交換でありがちなのが、前述のように名刺交換が錯綜し混乱してしまうこと。そうした無用な混乱を避けるためにも、上司に同行する際は上司が名刺交換し終えるのを待ってから自分も交換しましょう。

もちろんケースバイケースではありますが、スマートなビジネスマナーとして基本的な順番やタイミングを頭に入れておきましょう。

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2016年11月25日ビジネス