台風で面接などのアポイントを遅刻・キャンセルする際の謝罪マナー

2016年11月29日2020年3月31日台風

台風によって遅刻する時はメールではなく電話で連絡すること

台風の影響により、面接などのアポイントに遅刻する時は、できるだけ早めに相手に連絡して謝罪しましょう。メールではなく、必ず電話で連絡しましょう。

面接やアポイントの時間直前になってから連絡を入れたり、電話ではなくメールでの連絡はマナー違反ですのでやめましょう。

メールでは届かない・相手が見ないという可能性がある

面接やアポイントの場所、時間変更は時として起こります。普段はメールでやり取りをしている相手であっても、メールでの連絡はメールが届かなかったり、相手が見ないという恐れもあります。電話で連絡し、口頭で台風により遅刻すること、あるいは行けない旨を謝罪しましょう。

トラブルを避けるためにも、電話を面倒と思わないことです。恐縮した話し方で、丁寧に面接やアポイントの予定変更の依頼をしましょう。

遅刻・キャンセルを許してくれたことに対し感謝の言葉を添える

台風で面接やアポイントに遅刻してしまうのは不可抗力ですが、「台風だからキャンセルしても仕方ないですよね」と悪びれない態度はいけません。相手は、面接やアポイントのために時間を割いているのです。遅刻やキャンセルを許してくれたことに対し、感謝の言葉を忘れずに添えましょう。謝罪だけでなく、感謝の言葉を述べるのが大切です。

「ありがとうございます。勝手申し上げて申し訳ございません」

このような言い方が良いでしょう。

台風などの自然災害によって面接やアポイントに遅刻したり、キャンセルになってしまうことは、自分ではどうしようもないことです。自分が悪いわけでもないのに、謝罪するのは納得しないかもしれません。しかし、理由はどうであれ、約束を守れないことには変わりないのです。素直に謝罪しましょう。

謝罪したら次の面接やアポイントの日時を決める

台風により面接やアポイントがキャンセルになった場合、謝罪して終わりではなく、次の面接やアポイントに日時を決めましょう。謝罪して終わらせてしまえば、もう面接をしてくれなくなったり、アポイントがとれなくなるかもしれません。

次の面接やアポイントを決めるために、まずこちらから次の予定を提示しましょう。「勝手を申し上げますが0月3日10時、0月4日10時、0月5日11時としたらいつがいいでしょうか？」と具体的な日を設定した方が親切です。この場合には、日付と時間を複数提示します。

当然相手には都合があります。提示した日時を断られたら、「失礼いたしました　では、いつがいいでしょうか？」と、聞けばいいのです。あまりに丁寧すぎて慇懃無礼な感じがする人もいますが、相手は殿様ではありません。ビジネスをする対等の関係にあるパートナーです。互いに尊重しながらいい関係でありたいものです。

ビジネスマナーとして、面接やアポイントの変更は一回までにしてください。複数回の変更は失礼です。一度変更した予定は、必ず守りましょう。

面接やアポイントに遅刻・キャンセルすると担当者のスケジュールに影響が出る

台風のせいとはいえ、面接やアポイントに遅刻、またはキャンセルした場合、時間を割いてくれた担当者のスケジュールに大きく影響します。担当者は面接やアポイントのためにスケジュールを調節しただけでなく、さまざまな準備をしているのです。遅刻やキャンセルをすることは失礼になるだけでなく、担当者の業務にも影響します。

台風のせいでも約束の時間に間に合わないと印象は悪くなる

また、台風など自然災害のせいとはいえ、約束した時間に間に合わないとなると、やはり印象は悪くなってしまいます。交通機関が完全にストップしていない限り、約束した時間に間に合うように努力しましょう。

台風で面接やアポイントに遅刻する時は必ず電話で謝罪の連絡を入れる

台風で面接などのアポイントを遅刻・キャンセルする際の謝罪マナーについて、ご説明しました。

台風による交通機関の麻痺が予測される場合、企業によっては面接を延期したり、事前に担当者と相談してアポイントの日程をずらしたりすることもあります。

台風のせいで遅刻する場合は、メールではなく必ず電話で謝罪しましょう。謝罪だけでなく、遅刻やキャンセルを許してくれたことに対して、感謝の言葉を添えることを忘れないでください。次の約束を取り付けることも、覚えておいてください。