委任状の書き方と注意事項まとめ【例文あり】

委任状

委任状とはどんな書類?

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仕事やプライベートで委任状を突然書くことになったら、ほとんどの人が書き方で悩むのではないでしょうか?そもそも委任状とは何なのか、その意味からチェックしていきましょう。

第三者へ手続きを委任したことを記載した文書

委任状とは、自分の持っている権利などを他者に委任する保証となる文書のこと。難しい手続きや、時間が足りなくて間に合わない手続きを誰かにやってほしい瞬間は、公私問わずたくさんあるのでは? たとえば役所に申請書類(転入届など)を提出する際、都合があわず自分ではできないケースなどが挙げられます。そんなときに、第三者に手続きを委任したことを文書として残せるのが委任状なのです。

用紙はコピー用紙や便箋でもOK

委任状の書き方に関する悩み事の一つに、「どんな紙に書けばいいのか」といったものがあるでしょう。結論として、用紙はコピー用紙でも便箋、あるいはメモ用紙でも問題ありません。何に書くかよりも”どう書くか”に気をつける必要があります。

作成時に注意すべきポイント

委任状を書くときは、トラブル予防のために注意しなくてはならないポイントがあります。書き方の基本ルールをしっかりおさえておきましょう。

内容は分かりやすく正確に

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頼む側を”本人”、委任する相手を”代理人”と呼ぶのが一般的です。「どこまで代わりにやっていいのか」が曖昧だと、代理人が困ってしまいます。代理人の行為について、本人が責任を取らなくてはいけない、なんてこともしばしば出てくるので、分かりやすく誤解のないように記載しましょう。

必ず顕名行為をおこなう

委任状を書くときは、署名をして委任関係を明確にする”顕名行為”が必要です。顕名とは、名前をしっかり記すこと。顕名がされれれば、責任の所在についての揉め事が減ります。

“押印”はシャチハタではなく印鑑を使う

委任状は重要書類ですから、シャチハタではない"印鑑"を使いましょう。シャチハタでなければ問題ありません。ただ自治体の窓口では実印しか認めてもらえない可能性もあります。それもそのはず。万が一、重要な手続きを勝手にされたら、本人はたまったもんじゃありません。準備ができるなら、実印で押印してください。それが最も無難です。

委任理由を示さないといけないケースもある

役所の手続きを誰かに頼むとき、委任状に”委任理由”を記載しないといけないケースが往々にしてあります。仕事で忙しくて時間がないのなら、「仕事のため」「長期出張のため」などがいいかもしれません。

トラブル回避のためにも委任状の書き方には注意を払おう

今回は委任状の書き方と例文についてまとめましたが、いかがでしたか?頻繁に目にするものではないかもしれませんが、自分で委任状を作成しなくてはいけないシーンが突然やってくるかもしれません。その時に備えて、基本ルールはおさえておきましょう。記載方法や委任理由などは、例文を参考に適切なものを記載できるようにしてください。なお用紙はどんなものでも構いませんので、フォーマットは必ずしも見本通りでなくて大丈夫です。

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2017年7月10日ビジネス