【日程調整・打ち合わせの変更】状況別のメール例文から見る正しい書き方とマナーとは

日程調整

意外とおろそかにできないメールでの日程調整の仕方

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複数の人が関わるビジネスの中では、よく日程調整が必要になることがあります。

この日程調整の仕方によって、自分のビジネスレベルがみられていることあるため、しっかりと管理したいですよね。

ビジネスのあらゆる場面で調整力は重要なスキルですから、日程調整のメールを通じて身につけましょう。

打ち合わせの日程調整のビジネスメールを送る際の書き方

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例えば、営業をしていて「アポ」を獲得すると、先方と打ち合わせの日程調整を行わなければならないでしょう。その際、デキる営業マンをアピールするためには、先方に余計な手間を煩わせることなく、スマートにアポの日程調整を終える必要があります。

社外の人に打ち合わせの日程調整・変更のビジネスメールを送る際の書き方をみていきましょう。

複数の日程を打ち合わせの候補日としてメールに記載し調整する

日程調整のビジネスメールを送る際、必ず記載する情報は、アポの日程候補です。相手が空いている日程を聞き出すと同時に、自分が空いている日程を相手に教えることができます。余計なメールのやり取りを減らすことができスムーズに日程調整ができます。

日程調整のビジネスメールには、必ず打ち合わせの日程候補日をいくつか記載しましょう。

日程調整するときは打ち合わせ場所等についても記載する

ビジネスメールで日程調整をする際は、日程の他に打ち合わせの場所も明記しておくようにしましょう。打ち合わせの場所を明記しておけば、スケジュールを確保しやすくなります。また、メールの最後に返信期限を書いておくのもおすすめです。そうすると、日程調整がスムーズにおこなえます。

返信期限を記載するケースもある

これは所属企業のスタンスにもよりますが、返信期限を設けておくというケースもあります。こちらのスケジューリングを同時に様々な方としているでしょうから、早めに決めるための手法になります。

社外の人に送るメールの例文:打ち合わせの日程調整編

仕事以外でも人と会うためには約束が必要で、日程調整は片一方の都合では決められません。

社外の人に送る打ち合わせメールは、日程などを箇条書きにしてまとめ、内容が正確に伝わるように気を付けましょう。一回のメールに具体的な内容をしっかりと盛り込んでおけば、余計な確認等のやり取りを省くことができます。

以下メールの例文から日程調整する際の参考にしてください。

社外宛の日程調整メールの例文①:スケジュールを強調

件名:「◎◎制作」打合せ日程の調整

○○○商事株式会社 営業部

●● ●●様

いつもお世話になっております。

株式会社▲▲商事、営業部の■■■です。

進行中の★★★制作の方向性について

お打合せをお願い出来ればと存じます。

全体スケジュールは以下の通りです。

・商品撮影日:○/○○(木)

・入稿日:○/○○(火)

・最終校了日:○/○○(火)

○/○(月)から○/○(○)までの間に打合せをして、

撮影方針を決定させて頂ければ幸いでございます。

なお、本日の時点では、私は以下が空いております。

・○/○(月)終日

・○/○(火)14時以降

・○/○(木)終日

上記日程でご都合のよろしい日がございましたら、

ぜひご連絡を頂きたく存じます。

打合せの場所につきましては、

弊社会議室を予定しております。

ご調整の上、○/○(金)までにお返事を頂ければ幸いでございます。

上記につきまして、何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

社外宛の日程調整メールの例文②:複数の相手と調整

件名:「◎◎制作」打合せ日程の調整

○○○商事株式会社 営業部

●● ●●様

いつもお世話になっております。

株式会社▲▲商事、営業部の■■■です。

進行中の◎◎制作の方向性について

○/○○(月)の商品撮影の前に打ち合わせを行い、

具体的な段取りのすり合わせをさせて頂ければと存じます。

つきましては、○/○(月)から○/○(金)までの間で、2時間ほど

打合せができる日時をご提示いただけますでしょうか。

なお、私は以下の日程が空いております。

・○/○(月)終日

・○/○(火)14時以降

・○/○(木)終日

●●様と□□様のご都合をとりまとめて

お知らせいただけますと幸いです。

署名

社外の人に送るメールの例文:打ち合わせの日程変更編

社外の人に送るメールの例文として、打ち合わせの日程調整に関する例文を紹介しました。続いて、日程や仕事の依頼などで、相手の企業にご都合を伺う際のメールについてご紹介します。

日程調整のメールでは、一方的に決定事項を知らせたり、自分の都合で段取りを進めたりしてはいけません。まず、相手の都合や状況をきちんと尋ねましょう。そうすると、お互いに嫌な思いをすることなく、やり取り進めることが可能です。

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社外宛の日程変更メールの例文①:すでに予定が入っていた場合

件名:打ち合わせの日程について

○○株式会社

●●部 ○○様

お世話になっております。

株式会社○○・営業部のXXです。

先日、ご連絡いただいた打ち合わせの件ですが、

○月○日は、出張予定のためお伺いすることができません。

誠に申し訳ありませんが、○月○日もしくは○日のご都合はいかがでしょうか。

お忙しいところ申し訳ありませんが、今月中には直接お会いして、

詳細を説明させていただければと思っております。

ぜひ、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

件名:お打合せをお願い申し上げます

○○株式会社 営業部

部長 ●● ●●様

いつもお世話になっております。

株式会社○○、営業部の○○です。

先日は、ご多忙ところお時間をつくっていただき、誠にありがとうございました。

その際に、ご質問いただいた件についてデータがまとまりましたので、改めて打合せのお時間をいただきたくお願いいたします。

大変恐縮ですが、こちらの希望を申し上げます。

●●部長のご都合はいかがでしょうか。

第1希望 ○/○ 10:00~12:00

第2希望 ○/○ 12:00~14:00

第3希望 ○/○ 17:00~19:00

なお、日にちに関しては、●●様のご都合のよろしい日を教えていただければと思います。

できましたら、今月中にご予定を伺えれば幸いです。

お手数ですが、本メールの返信にて日程を教えてくださるようにお願い申し上げます。

ご検討のほど、よろしくお願い申しあげます。

以上

社外宛の日程変更メールの例文②:資料不備が原因の場合

件名:○月○日の打ち合わせ日程変更のお願い

○○株式会社

営業部 ○○様

平素より、大変お世話になっております。

株式会社○○営業部のXXです。

早速ですが、○月○日(○)に予定していた打ち合わせの日程を、

○月○日(○)に変更させていただけないでしょうか。

当日使用する資料に不備があり、修正作業に時間を要しております。

より正確な資料を○○様にお見せしたく、日程の変更をお願いした次第です。

もし、上記の日程への変更ができないようでしたら、

ご都合のつく日をいくつかお知らせください。

改めて調整し、こちらからご連絡いたします。

こちらの勝手なお願いで大変恐縮ですが、

ご検討のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

社外宛の日程変更メールの例文③:自分たちの都合を書く場合

件名:打ち合わせの日程について

○○株式会社

商品開発部 ○○様

平素より、大変お世話になっております。

株式会社○○・営業部のXXXです。

先日お話しした件ですが、内容を詳しくご説明するために、

ご足労ですが、弊社までお越しいただきたいと考えております。

誠に恐れ入りますが、私どもといたしましては、

○月○日(○)または○月○日(○)の、午前中を希望しております。

○○様のご都合の良い日がありましたら、上記以外の日程でも構いませんので、

お知らせいただければと思います。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

メールで日程調整や打ち合わせ日の変更する時は複数の候補日を記載してスムーズに決めよう!

社外の人とメールで、打ち合わせの日程調整をする場合に、役立つ例文を紹介しましたがいかがでしょうか。メールの返信時には日程調整は相手に失礼にならないようにと、迷ってしまいがちですね。

日程調整をするときには、必ず複数の打ち合わせ候補日と場所を記載することを忘れないでください。具体的に打ち合わせ日の候補日を挙げることで、先方もスケジュール調整がしやすくなり、日程調整に関する要望も言いやすくなります。

日程調整のためにビジネスメールを何度もやりとりするのは、スマートではありませんし、先方にとっても迷惑です。メールでスムーズな日程調整を行い、仕事を円滑に進めましょう。

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2018年4月20日ビジネス